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Gestão do tempo «Com o trabalho que tenho e estou preso numa reunião inútil»
A economista Pilar Lloret explica em «reuniões de 30 minutos» como otimizar ao máximo esses compromissos de trabalho
Se, ao ser notificado de uma nova reunião no trabalho, você bufa de descuido e resignação, algo está errado. Essas consultas de trabalho deveriam ser ferramentas para aprimorar o nosso trabalho profissional e, muitas vezes, acabam sendo apenas uma perda de tempo.
Essa situação - muito mais comum do que parece - foi o que motivou o economista Pilar Lloret, especializada em análise de negócios e risco, para escrever «Reuniões de 30 minutos», um livro no qual, por meio de orientações e conselhos claros, propõe uma forma de aumentar a eficiência dessas reuniões, cumprindo assim seu objetivo.
Conversamos com a autora e pedimos a ela as chaves para não perder tempo e aproveitar ao máximo as reuniões a que somos obrigados a comparecer:
Por que a organização é tão importante ao planejar uma reunião?
Se não tivermos um bom planejamento e organização, os objetivos não ficarão claros, nem os pontos a serem discutidos, nem o tempo disponível ... Portanto, vamos duração não controlada e não atenderemos às expectativas dos participantes. Podemos ficar frustrados e isso será uma perda de tempo de todos.
Que efeitos negativos pode ter uma reunião mal planejada e na qual o objetivo desejado não é alcançado?
Além do custo em termos econômicos, comparecer a reuniões mal planejadas e em que após 90, 60 ou 30 minutos não se chega a uma conclusão gera um percepção negativa e desânimo entre os participantes. E se essa situação continuar, é fácil que com o tempo fiquemos estressados pensando “com o trabalho que tenho e tenho que comparecer a uma reunião inútil”.
Também tem um efeito negativo na opinião dos participantes em relação ao organizador, que na maioria dos casos é normalmente um chefe.
Por que 30 minutos é o tempo ideal para a duração de uma reunião?
30 minutos é o desafio que coloco no livro com base na minha própria experiência na organização de reuniões que funcionam. Evidentemente tem reuniões que vão precisar de mais tempo, outros em que o seu objetivo pode ser cumprido até em menos, e claro que em alguma ocasião os 30 ou mesmo 60 minutos da própria reunião podem ser substituídos por uma chamada ou um e-mail, por exemplo.
Como funciona a figura do tomador de decisões de que você fala no livro?
Quando falamos sobre os participantes de uma reunião de 30 minutos, deve ficar claro que o número ideal não deve exceder no máximo cinco pessoas. E sua escolha tem que ser a certa. Podemos distinguir as figuras do moderador, coordenador, secretário (podem ser a mesma pessoa) e dos participantes. Em princípio, a tomada de decisões em uma reunião de 30 minutos e no máximo cinco pessoas é consensual e não deve gerar conflito.
Como devemos organizar uma reunião para torná-la o mais eficiente possível?
Podemos resumir em cinco pontos como organizar a reunião da seguinte maneira. O primeiro seria definir o objetivo e o resultado desejado da reunião. O segundo, escolha os participantes certos. O terceiro é planeje a reunião; Entre outras coisas, traçar a ordem do dia, escolher o local, horário de início e duração e enviá-la juntamente com os principais documentos da reunião aos interessados com antecedência suficiente para que a preparem.
Quarto, devemos levar em consideração o projeto de estrutura das reuniões, ou seja, as regras de funcionamento e claro como os 30 minutos que dura a reunião estão estruturados por conteúdo. Finalmente, é importante fazer um acompanhamento de reunião. Assegure-se de que todos os participantes estejam cientes dos acordos firmados e, caso seja necessária alguma ação de acompanhamento, quais são as tarefas atribuídas a cada um e o tempo de execução