Criando um gráfico de Pareto no Excel

O princípio de Pareto, batizado em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, afirma que 80% dos problemas podem ser causados ​​por 20% das causas. O princípio pode ser muito útil ou até mesmo uma informação que salva vidas quando você precisa escolher qual dos muitos problemas resolver primeiro, ou se a eliminação de problemas for complicada por circunstâncias externas.

Por exemplo, você acabou de ser convidado a liderar uma equipe que está tendo dificuldade em trabalhar em um projeto para apontá-los na direção certa. Você pergunta aos membros da equipe quais foram seus principais obstáculos para alcançar seus objetivos e metas. Eles fazem uma lista que você analisa e descobre quais foram as principais causas de cada um dos problemas que a equipe encontrou, tentando ver os pontos em comum.

Todas as causas detectadas de problemas são organizadas de acordo com a frequência de sua ocorrência. Olhando para os números, você descobre que a falta de comunicação entre os implementadores do projeto e as partes interessadas do projeto é a causa raiz dos 23 principais problemas que a equipe enfrenta, enquanto o segundo maior problema é o acesso aos recursos necessários (sistemas de computador, equipamentos, etc.). .). .) resultou em apenas 11 complicações associadas. Outros problemas são isolados. É claro que resolvendo o problema de comunicação, uma grande porcentagem de problemas pode ser eliminada, e resolvendo o problema de acesso aos recursos, quase 90% dos obstáculos no caminho da equipe podem ser resolvidos. Você não apenas descobriu como ajudar a equipe, como acabou de fazer uma análise de Pareto.

Fazer todo esse trabalho no papel provavelmente levará um certo tempo. O processo pode ser bastante acelerado usando o gráfico de Pareto no Microsoft Excel.

Os gráficos de Pareto são uma combinação de um gráfico de linhas e um histograma. Eles são únicos, pois geralmente possuem um eixo horizontal (eixo de categoria) e dois eixos verticais. O gráfico é útil para priorizar e classificar dados.

Minha tarefa é ajudá-lo a preparar os dados para o gráfico de Pareto e, em seguida, criar o próprio gráfico. Se seus dados já estiverem preparados para o gráfico de Pareto, você poderá prosseguir para a segunda parte.

Hoje vamos analisar uma situação problemática em uma empresa que regularmente reembolsa funcionários por despesas. Nossa tarefa é descobrir com o que mais gastamos e entender como podemos reduzir esses custos em 80% usando uma rápida análise de Pareto. Podemos descobrir quais custos representam 80% dos reembolsos e evitar altos custos no futuro alterando a política de usar preços de atacado e discutir custos com funcionários.

Parte Um: Preparar Dados para o Gráfico de Pareto

1. Organize seus dados. Em nossa tabela, existem 6 categorias de compensação em dinheiro e valores reclamados pelos funcionários.
2. Classifique os dados em ordem decrescente. Verifique se as colunas estão selecionadas А и Вpara classificar corretamente.
3. Soma da coluna Valor (número de despesas) é calculado usando a função SOMA (SOMA). Em nosso exemplo, para obter o valor total, você precisa adicionar as células de V3 para V8.

Teclas de atalho: Para somar um intervalo de valores, selecione uma célula B9 e imprensa Alt+=. O valor total será de $ 12250.

3. 
4. Criar uma coluna Valor Acumulado (quantidade acumulada). Vamos começar com o primeiro valor $ 3750 na cela B3. Cada valor é baseado no valor da célula anterior. Em uma célula C4 tipo = C3 + B4 e imprensa Entrar.
5. Para preencher automaticamente as células restantes em uma coluna, clique duas vezes na alça de preenchimento automático.
6. Em seguida, crie uma coluna % Cumulativa (porcentagem acumulada). Para preencher esta coluna, você pode usar a soma do intervalo Valor e valores da coluna Valor Acumulado. Na barra de fórmulas de uma célula D3 entrar =C3/$B$9 e imprensa Entrar. Símbolo $ cria uma referência absoluta tal que o valor da soma (referência de célula B9) não muda quando você copia a fórmula para baixo.
7. Clique duas vezes no marcador de preenchimento automático para preencher a coluna com uma fórmula ou clique no marcador e arraste-o pela coluna de dados.
8. Agora está tudo pronto para começar a construir o gráfico de Pareto!

Parte Dois: Construindo um Gráfico de Pareto no Excel

1. Selecione os dados (no nosso exemplo, células de A2 by D8).
2. Press Alt + F1 no teclado para criar automaticamente um gráfico a partir dos dados selecionados.
3. Clique com o botão direito do mouse na área do gráfico e, no menu exibido, clique em Selecione dados (Selecione Dados). Uma caixa de diálogo aparecerá Selecionando uma fonte de dados (Selecione Fonte de Dados). Selecionar linha Valor Acumulado e imprensa Eliminar (Remover). Então OK.
4. Clique no gráfico e use as setas do teclado para mover-se entre seus elementos. Quando uma linha de dados é selecionada % Cumulativa, que agora coincide com o eixo da categoria (eixo horizontal), clique com o botão direito nele e selecione Alterar o tipo de gráfico de uma série (Alterar o tipo de série do gráfico). Agora esta série de dados é difícil de ver, mas possível.
5. Uma caixa de diálogo aparecerá Alterar o tipo de gráfico (Alterar Tipo de Gráfico), selecione o gráfico de linhas.
6. Então, temos um histograma e um gráfico de linha plana ao longo do eixo horizontal. Para mostrar o relevo de um gráfico de linhas, precisamos de outro eixo vertical.
7. Clique com o botão direito em uma linha % Cumulativa e no menu que aparece, clique em Formato da série de dados (Formatar Série de Dados). A caixa de diálogo com o mesmo nome aparecerá.
8. Na seção Opções de linha (Opções de Série) selecione Eixo Menor (Eixo Secundário) e pressione o botão Fechar (Perto).
9. O eixo de porcentagem aparecerá e o gráfico se transformará em um gráfico de Pareto completo! Agora podemos tirar conclusões: a maior parte dos custos são propinas (Taxas de Formação), equipamento (Iron) e material de escritório (Material de escritório).

Com instruções passo a passo para configurar e criar um gráfico de Pareto no Excel, experimente na prática. Ao aplicar a análise de Pareto, você pode identificar os problemas mais significativos e dar um passo significativo para resolvê-los.