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Muitas vezes, um usuário do Excel se depara com a necessidade de preencher células com dados organizados em uma determinada sequência lógica. Ou, por exemplo, fazer uma previsão de qual será o valor de um determinado indicador em um determinado momento, se a tendência atual continuar. Agora você não precisa conhecer dezenas de fórmulas para tudo isso. Alguns cliques do mouse são suficientes e o problema está resolvido. É tudo graças ao preenchimento automático.
Esse recurso é incrível em sua conveniência. Por exemplo, ele permite que você liste rapidamente os meses do calendário ou faça com que apenas o dia 15 e o último de cada mês sejam exibidos (por exemplo, em relatórios contábeis).
Como você pode aproveitar esse ótimo recurso?
No canto inferior direito há um quadrado, arrastando-o, você pode continuar a série de valores em que há um determinado padrão. Por exemplo, se o primeiro dia for segunda-feira, realizando essa operação simples, você poderá colocar valores nas seguintes linhas: terça, quarta, quinta, sexta e assim por diante.
Se houver um conjunto de valores em uma célula como 1,2,4, selecionando todos eles e arrastando a caixa para baixo, você pode continuar a série numérica até 8, 16, 32 e assim por diante. Isso permite reduzir significativamente os custos de tempo.
Da mesma forma, uma lista de nomes de meses é criada.
E é assim que se parece usar o preenchimento automático para uma progressão aritmética. Em nosso exemplo, usamos duas células com valores de 1,3, respectivamente, e então o autocomplete continua a série numérica.
Além disso, a recepção funcionará mesmo que o número esteja dentro do texto. Por exemplo, se você escrever “1 trimestre” e arrastar a caixa para baixo, obterá o seguinte.
Na verdade, esses são todos os conceitos básicos que você precisa saber. Mas se você deseja dominar as habilidades de trabalhar com o Excel de forma mais profissional, pode se familiarizar com alguns truques e truques.
Usando a lista de dados de preenchimento automático
Claro, fazer uma lista de meses ou dias da semana não é tudo o que o Excel pode fazer. Digamos que temos uma lista de cidades onde nossa empresa estabeleceu centros de serviços. Primeiro você precisa anotar a lista completa no item “Alterar listas”, que pode ser acessado através da sequência do menu Arquivo – Opções – Avançado – Geral – Editar listas.
Em seguida, uma janela aparecerá com uma lista de listas incorporadas ao Excel automaticamente.
Não há muitos deles aqui. Mas esse mal-entendido pode ser facilmente corrigido. Para fazer isso, há uma janela direita na qual a sequência correta de valores uXNUMXbuXNUMXbis está escrita. A gravação pode ser feita de duas maneiras, tanto com vírgulas quanto em coluna. Se houver muitos dados, eles podem ser importados. Dessa forma, você pode economizar muito tempo.
O que é necessário para isso? Primeiro você precisa criar uma lista de cidades em algum lugar do documento, e depois é só fazer um link para ela no campo abaixo.
A lista agora está criada e pode ser usada para preencher todas as outras células.
Além das listas em formato de texto, o Excel possibilita a criação de sequências numéricas, bem como uma lista de datas organizadas de acordo com um determinado padrão. No início deste material, uma das maneiras de usá-lo foi dada, mas este é um nível primitivo. Você pode usar esta ferramenta de forma mais flexível, como um verdadeiro ás.
Primeiro, selecionamos os valores de sequência necessários (um ou mais) junto com a parte do intervalo que será usada para a lista. Em seguida, encontramos o botão “Preencher” no painel superior e no menu que aparece, clique no botão “Progressão”.
Em seguida, uma janela com configurações é exibida.
Em sua parte esquerda há botões de rádio com os quais você pode definir a localização da sequência futura: por linhas ou colunas. No primeiro caso, a lista vai para baixo e, no segundo, para a direita.
Imediatamente à direita da configuração de localização há um painel onde você pode selecionar o tipo de sequência numérica. Existem várias opções para escolher:
- Aritmética. O valor em cada próxima célula é um certo número maior que o anterior. Seu valor é determinado pelo conteúdo do campo “Etapa”.
- Geométrico. Cada valor subsequente é várias vezes maior que o anterior. Quanto exatamente depende de qual etapa o usuário indicou.
- Datas. Com esta opção, o usuário pode criar uma sequência de datas. Se você selecionar esse tipo, as configurações adicionais para a unidade de medida serão ativadas. Eles são levados em consideração na elaboração da sequência: dia, dia útil, mês, ano. Portanto, se você selecionar o item “dia útil”, os finais de semana não serão incluídos na lista.
- Autocompletar. Esta opção é semelhante a arrastar o canto inferior direito. Em palavras simples, o Excel decide por conta própria se precisa continuar a série numérica ou é melhor fazer uma lista mais longa. Se você especificar os valores2 e 4 antecipadamente, os próximos conterão os números 6, 8 e assim por diante. Se antes você preencher mais células, então a função “regressão linear” será usada (esta é uma opção muito interessante que permite construir uma previsão com base na tendência existente).
Na parte inferior desta caixa de diálogo, como você já pode ver, existem duas opções: o tamanho do passo, discutido acima, e o valor limite.
Depois de concluir todas as operações, você precisa pressionar o botão “OK”. Da mesma forma, é criada uma lista de dias úteis para um determinado período (por exemplo, até 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). E o usuário não precisa fazer um grande número de movimentos desnecessários!
Pronto, a configuração está completa. Agora vamos ver alguns métodos de preenchimento automático mais profissionais.
Usando o mouse
Essa é a maneira mais conveniente de autocompletar, permitindo que você execute com elegância até mesmo as operações mais complexas. Existem duas opções de como pode ser usado: usando o botão esquerdo do mouse ou o botão direito. Por exemplo, a tarefa é fazer uma lista de números organizados em ordem crescente, onde cada próximo valor aumenta em um. Normalmente, para isso, uma unidade é inserida na primeira célula e um deuce na segunda, após o que eles arrastam a caixa no canto inferior direito. Mas é possível atingir esse objetivo por outro método – simplesmente preenchendo a primeira célula. Então você precisa arrastá-lo para baixo do canto inferior direito. Depois disso, um botão na forma de um quadrado aparecerá. Você precisa clicar nele e selecionar o item "Preencher".
Você também pode usar a função “Preencher apenas formatos”, com a qual você pode estender apenas formatos de célula.
Mas existe um método mais rápido: segurando o botão Ctrl enquanto arrasta a célula em paralelo.
É verdade que só é adequado para sequências de números de preenchimento automático. Se você tentar puxar esse truque com dados de um tipo diferente, os valores uXNUMXbuXNUMXb simplesmente serão copiados nas células a seguir.
Existe uma maneira de acelerar a chamada do menu de contexto. Para fazer isso, arraste a caixa segurando o botão direito do mouse.
Em seguida, um conjunto de comandos aparecerá. Assim, você pode abrir uma caixa de diálogo com configurações adicionais de preenchimento automático clicando no item de menu “Progressão”. Mas há uma limitação. O comprimento máximo da sequência neste caso será limitado à última célula.
Para que o preenchimento automático seja realizado até o valor desejado (um determinado número ou data), você deve pressionar o botão direito do mouse, tendo direcionado previamente o cursor para a caixa, e arrastar o marcador para baixo. O cursor então retorna. E o último passo é soltar o mouse. Como resultado, um menu de contexto com configurações de preenchimento automático aparecerá. Selecione uma progressão. Aqui, apenas uma célula é selecionada, então você precisa especificar todos os parâmetros de preenchimento automático nas configurações: direção, passo, valor limite e pressionar o botão OK.
Uma função do Excel particularmente interessante é a aproximação linear e exponencial. Possibilita construir uma previsão de como os valores irão mudar, com base no padrão existente. Como regra, para fazer uma previsão, você precisa usar funções especiais do Excel ou realizar cálculos complexos, nos quais os valores da variável independente são substituídos. É muito mais fácil demonstrar esse exemplo na prática.
Por exemplo, há uma dinâmica de um indicador, cujo valor aumenta no mesmo número a cada período.
É muito mais fácil entender como os valores são previstos com uma tendência linear (quando cada próximo indicador aumenta ou diminui em um determinado valor). As funções padrão do Excel são adequadas para isso, mas é melhor desenhar um gráfico que exiba a linha de tendência, a equação da função e o valor esperado para maior clareza.
Para descobrir qual será o indicador previsto em termos numéricos, ao calcular, você precisa tomar a equação de regressão como base (ou usar diretamente as fórmulas incorporadas ao Excel). Como resultado, haverá muitas ações que nem todos podem entender logo de cara.
Mas a regressão linear permite que você abandone completamente fórmulas e plotagens complexas. Basta usar o preenchimento automático. O usuário obtém uma série de dados com base nos quais uma previsão é feita. Este conjunto de células é selecionado e, em seguida, o botão direito do mouse é pressionado, o que você precisa para arrastar o intervalo pelo número necessário de células (dependendo da distância do ponto no futuro para o qual o valor previsto é calculado). Um menu de contexto aparecerá, onde você precisa selecionar o item “Aproximação linear”. É isso, obtém-se uma previsão que não requer habilidades matemáticas especiais, plotagem ou derivação de fórmulas.
Se os indicadores aumentam durante cada período de tempo em uma certa porcentagem, estamos falando de crescimento exponencial. Por exemplo, a previsão da dinâmica de uma epidemia ou a previsão de juros sobre um depósito bancário baseia-se exatamente nesse padrão.
Não há método mais eficaz para prever o crescimento exponencial do que aquele que descrevemos.
Usando o mouse para preencher automaticamente as datas
Muitas vezes é necessário aumentar a lista de datas já existente. Para fazer isso, alguma data é tirada e arrastada pelo canto inferior direito com o botão esquerdo do mouse. Um ícone quadrado aparece, onde você pode selecionar o método de preenchimento.
Por exemplo, se um contador usa uma planilha, a opção “dias da semana” será adequada para ele. Além disso, este item será necessário para quaisquer outros especialistas que precisem fazer planos diários, por exemplo, RH.
E aqui está outra opção, como implementar o preenchimento automático de datas com o mouse. Por exemplo, uma empresa deve pagar os salários no dia 15 e no último dia do mês. Em seguida, você precisa inserir duas datas, esticá-las e selecionar o método de preenchimento “por meses”. Isso pode ser feito clicando com o botão esquerdo do mouse no quadrado no canto inferior direito ou usando o botão direito, seguido de uma chamada automática ao menu de contexto.
Importante! O 15º permanece, independentemente do mês, e o último é automático.
Com o botão direito do mouse você pode ajustar a progressão. Por exemplo, faça uma lista de dias úteis deste ano, que ainda serão até 31 de dezembro. Se você usar o preenchimento automático com o botão direito do mouse ou pelo menu, que pode ser acessado pelo quadrado, existe a opção “Preenchimento instantâneo”. Pela primeira vez, os desenvolvedores disponibilizaram esse recurso no Excel 2013. É necessário que as células sejam preenchidas de acordo com um determinado padrão. Isso permitirá que você economize muito tempo.
Conclusões
Na verdade, isso é tudo. O preenchimento automático é um recurso muito útil que ajuda a automatizar muitos fluxos de trabalho e fazer previsões com base em padrões. Não são necessárias fórmulas ou cálculos adicionais. Basta pressionar alguns botões e os resultados aparecerão como que por mágica.