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Então, você criou uma pasta de trabalho no Excel cheia de dados. Está claramente organizado, as informações estão atualizadas, a formatação é exatamente como o pretendido. Você decidiu imprimir uma versão em papel desta tabela… e tudo deu errado.
As planilhas do Excel nem sempre ficam ótimas no papel porque não são projetadas para caber na página impressa. Eles são projetados para serem tão longos e largos quanto necessário. Isso é ótimo para editar e visualizar na tela, mas é difícil imprimir documentos porque os dados nem sempre se encaixam perfeitamente em uma folha de papel padrão.
Todas essas dificuldades não significam que seja impossível fazer uma planilha do Excel ficar bem no papel. Na verdade, não é nada difícil. Os 5 truques a seguir para imprimir no Excel ajudarão você a resolver esse problema. Todos eles devem funcionar da mesma forma no Excel 2007, 2010 e 2013.
1. Visualize a página antes de imprimir
Com uma ferramenta Pré-visualização (Visualização) Você pode ver exatamente como a tabela ficará na página impressa. Em termos de economia de tempo e papel, Pré-visualização (Preview) é sua principal ferramenta de impressão. Você pode até fazer alguns ajustes, como arrastar as bordas de impressão para torná-las mais largas ou estreitas. Use esta ferramenta depois de ajustar suas opções de impressão e layout para garantir que sua planilha tenha a aparência desejada.
2. Decida o que deve ser impresso
Se você precisar apenas de uma pequena parte dos dados, não imprima a pasta de trabalho inteira – imprima os dados selecionados. Você pode imprimir apenas a folha que está visualizando no momento escolhendo nas configurações de impressão Imprimir planilhas ativas (Imprimir folhas ativas) ou selecione Imprimir pasta de trabalho inteira (Imprimir Livro Inteiro) para imprimir o arquivo inteiro. Além disso, você pode imprimir uma pequena parte de seus dados destacando a área desejada e selecionando Imprimir seleção (Seleção de impressão) nas configurações de impressão.
3. Maximize o espaço disponível
Você está limitado pelo tamanho da folha de papel em que imprime, mas existem maneiras de tirar o máximo proveito de sua área. Tente alterar a orientação da página. A orientação padrão é boa para dados em que há mais linhas do que colunas. Se sua mesa for mais larga do que alta, altere a orientação da página para paisagem (paisagem). Ainda precisa de mais espaço? Você pode alterar a largura das bordas ao redor das bordas da página. Quanto menores forem, mais espaço sobrará para os dados. No final, se sua mesa não for muito grande, experimente brincar com a ferramenta Opções de escala personalizada (Escala) para ajustar todas as linhas ou todas as colunas, ou arriscar ajustar a tabela inteira em uma folha de papel impressa.
4. Use a impressão de títulos
Se a tabela abrange mais de uma página, torna-se difícil entender a que dados específicos se referem, pois o Excel imprime apenas os cabeçalhos das colunas na 1ª planilha por padrão. Equipe Imprimir títulos (Imprimir Cabeçalhos) permite imprimir cabeçalhos de linha ou coluna em cada página, tornando os dados muito mais fáceis de ler.
5. Use quebras de página
Se a tabela abranger mais de uma folha de papel, recomendamos usar quebras de página para determinar exatamente quais dados cairão em cada folha. Quando você insere uma quebra de página, tudo abaixo da quebra é separado de tudo acima da quebra e vai para a próxima página. Isso é conveniente, porque você pode dividir os dados exatamente da maneira que desejar.
Ao usar esses truques, você pode tornar suas planilhas mais fáceis de ler. Você encontrará mais detalhes sobre as técnicas descritas acima nas lições do nosso tutorial:
- Imprimir painel no Microsoft Excel
- Definir a área de impressão no Excel
- Configurando margens e escala ao imprimir no Excel