Conteúdo
De manhã você precisa escrever uma lista de tarefas, priorizar … E isso é tudo, temos a garantia de um dia de sucesso? Infelizmente não. Afinal, nem sempre sabemos distinguir o principal do secundário, o importante do urgente. Também temos dificuldade de concentração. Um treinador de negócios diz como corrigi-lo.
“Infelizmente, as situações em que consigo colocar minhas prioridades em primeiro plano são a norma e não a exceção. Tento planejar minhas tarefas do dia, destacando o principal, mas no final do dia me sinto completamente exausto porque me distraio com ligações, pequenas rotatividades e reuniões. As tarefas mais importantes continuam sendo adiadas, e os planos grandiosos para o ano continuam escritos em pedaços de papel. O que você pode fazer para se ajudar?» pergunta Olga, 27 anos.
Muitas vezes me deparo com um pedido semelhante em treinamentos sobre eficácia gerencial. Os clientes acreditam que o principal motivo de seu problema é a falta de prioridades. Mas na realidade eles são, apenas uma pessoa não está muito concentrada neles.
E o primeiro passo para resolver esse problema é escolher a ferramenta certa para trabalhar sua concentração. Deve se adequar exatamente às suas características pessoais: você deve levar em consideração as condições de seu trabalho e local de residência.
Para começar, você pode usar vários métodos populares que há muito são reconhecidos como eficazes. Procuro recomendá-los aos clientes com os quais estamos começando a trabalhar.
Primeira Abordagem: Compreender os Critérios de Avaliação
Primeiro, responda à pergunta: Quais critérios você usa ao priorizar? A resposta mais comum é o critério «urgência». Com ele, todos os casos se alinham de acordo com o prazo. E só depois disso construímos novas tarefas no «construtor virtual» resultante, deslocando para trás aquelas que podem ser concluídas mais tarde.
Quais são as desvantagens dessa abordagem? A lista de prioridades de hoje deve incluir não só o que perderá relevância amanhã, ou seja, urgente, mas também o que abstratamente chamamos de «importante». Isso é o que nos move para a realização do objetivo, ou o que remove sérios obstáculos no caminho para isso.
E aqui muitos cometem o erro de substituir os critérios. Laconicamente, isso pode ser expresso da seguinte forma: “Isso é muito urgente, porque é muito importante!” “Isso é muito importante porque o prazo é amanhã!” Mas se sua lista de prioridades para o dia não contém tarefas que levem à realização de metas que são importantes para você, você precisa analisar cuidadosamente sua lista de tarefas.
Você precisa decidir quais critérios usar para determinar a «urgência» e a «importância» das tarefas e se você está misturando esses dois conceitos.
Segunda Abordagem: Identificar Três Categorias de Prioridades
Como você sabe, os horizontes de planejamento são diferentes. Se estamos considerando um horizonte de planejamento de um dia, é melhor proceder da seguinte forma:
- Defina uma prioridade máxima para o dia. Esta é a tarefa na qual você gastará o máximo de seu tempo e energia hoje;
- Identifique três ou quatro coisas nas quais você gastará menos tempo e esforço hoje. É melhor se você anotar quanto tempo (cinco minutos, dez minutos) pretende gastar em um caso específico. Esta se tornará sua lista de “última prioridade”.
- Na terceira categoria cairá o que pode ser chamado de «casos do princípio residual». Eles serão concluídos se houver tempo livre para eles. Mas se eles permanecerem não realizados, isso não afetará nada.
Aqui nos deparamos com a pergunta: “Como não gastar o máximo de energia na “última prioridade”, deixando inconscientemente de lado a “principal”? A terceira abordagem ajudará a respondê-la.
Terceira abordagem: use o modo de tempo lento
Passamos a maior parte do nosso tempo de trabalho no modo «quick time». Temos que participar de processos rotineiros e processar uma quantidade enorme de informações.
“Tempo lento” é a maneira mais eficaz de parar a rotina “correr na roda”. Este é um olhar consciente para dentro de si mesmo e o ponto de partida para encontrar respostas para as perguntas: “O que estou fazendo? Pelo que? O que não estou fazendo e por quê?
Para que esse método funcione melhor, siga estas três diretrizes:
- Entre em sua rotina diária um certo ritual. Esta deve ser uma atividade recorrente ao longo do dia que o colocará no modo «slow time». Pode ser uma pausa para o chá e agachamentos regulares. O ritual não deve demorar mais de 5 minutos e permitir que você fique sozinho. E, claro, trazer-lhe alegria e prazer - então você não vai adiar até amanhã.
- Tenha em mente que «slow time» não é apenas um tempo para desfrutar, mas também uma oportunidade para aumentar sua satisfação com o modo «fast time». E faça três perguntas a si mesmo: “Qual resultado devo alcançar hoje?”, “Qual é o próximo pequeno passo para esse resultado que preciso dar?”, “O que me distrai disso e como não me distrair?” Essas perguntas ajudarão você a manter seus principais objetivos em mente. E planejar os próximos pequenos passos será uma excelente prevenção da procrastinação.
- Use o modo de tempo lento duas a quatro vezes por dia. Quanto mais frequentemente e mais forte você for influenciado pelos fatores do mundo exterior, mais frequentemente você deve mudar para esse modo. Três perguntas e alguns minutos por sessão serão suficientes. O principal critério é que deve dar prazer. Mas lembre-se: usar a técnica menos de uma vez por dia não é praticá-la de forma alguma.