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Digamos que temos uma planilha do Excel totalmente preenchida com informações. Está bem organizado, formatado e tem exatamente a aparência que você deseja. E aqui você decide imprimir em papel. E então ela começa a parecer terrível.
As planilhas nem sempre ficam bem no papel porque não foram projetadas para serem usadas na impressão. Eles são feitos especialmente para serem tão longos e largos quanto necessário.
Isso é útil quando a tabela precisa ser editada e aberta na tela, mas significa que seus dados não ficarão bem em uma folha de papel padrão.
Mas de qualquer forma, nada é impossível, especialmente quando se trata de uma ferramenta tão flexível como o Excel. Além disso, não é nada difícil. Aqui estão algumas dicas sobre como imprimir documentos do Excel para que fiquem bem no papel.
Dica 1: Use a opção de visualização de impressão antes de imprimir
Você pode ver exatamente como sua planilha ficará quando impressa se usar esse recurso. Esta ferramenta é especialmente valiosa e ajudará a economizar muito tempo e papel. Você pode até fazer algumas alterações na aparência quando impressa, como expandir as margens e assim por diante.
Você pode verificar como funciona na prática, e será muito fácil configurar a exibição da tabela na página.
Decida o que você planeja imprimir
Se você só precisa imprimir um dado específico, não precisa imprimir o livro inteiro, apenas os dados específicos. Você pode imprimir, por exemplo, apenas uma planilha ou um arquivo específico. Você também pode imprimir uma pequena quantidade de dados. Para fazer isso, você precisa selecioná-los e, em seguida, selecionar o item “Intervalo destacado” nas configurações de impressão.
Expanda seu espaço
Você está limitado pelo tamanho do papel em que imprime, mas há várias maneiras de aumentar esse espaço. Por exemplo, altere a orientação de uma folha de papel. O padrão é a orientação retrato. É adequado para tabelas com um grande número de linhas e paisagem – se houver muitas colunas.
Se precisar de ainda mais espaço, você pode reduzir as margens nas bordas da folha. Quanto menores forem, mais informações podem caber em uma folha. Por fim, se a tabela for pequena, você poderá usar o recurso Opções de escala personalizada para ajustar o documento inteiro na folha.
Use cabeçalhos para impressão
É muito difícil entender onde uma pessoa está na mesa se for impossível imprimir a mesa em uma folha de papel. Neste caso, você precisa usar a função “Imprimir cabeçalhos”. Ele permite adicionar cabeçalhos de linha ou coluna a cada página de uma tabela.
Usar quebras de página
Se o seu documento abranger mais de uma folha de papel, é uma boa ideia usar quebras de página para ajudá-lo a entender exatamente quais dados devem estar em um determinado local. Quando você insere uma quebra de página em uma tabela, tudo abaixo dela se move para a próxima página. Isso é conveniente porque permite dividir os dados da maneira que uma pessoa deseja.
Se você seguir essas recomendações, poderá simplificar bastante a leitura de documentos do Excel impressos em uma folha de papel.