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Você já recebeu a tarefa de criar um fluxograma para mapear os processos de negócios em uma organização. Algumas empresas pagam por softwares caros e altamente especializados que criam fluxogramas em apenas algumas etapas e cliques. Outras empresas preferem usar ferramentas existentes que serão tão fáceis assim que você as aprender. Um deles é o Excel.
Planeje seus passos
Como o objetivo de um fluxograma é marcar a ordem lógica dos eventos, as decisões que estão sendo tomadas e os resultados dessas decisões, a maioria das pessoas acha melhor representar isso na forma de um fluxograma. E eles acham muito mais fácil fazer isso se levarem alguns minutos para organizar seus pensamentos.
E de fato é. Se seus pensamentos não forem pensados o suficiente, o fluxograma não será bom.
Portanto, antes de prosseguir diretamente para a criação de um fluxograma, é recomendável fazer algumas anotações. O formato em que serão conduzidos não é tão importante. O principal é listar cada etapa do processo, determinar cada decisão e suas consequências.
Itens de configuração
- Vá para a guia “Inserir”, onde você encontrará o elemento “Formas”.
- Depois disso, aparecerá uma lista de formas, organizadas por grupos. Em seguida, você precisa examinar todos eles até que o grupo “Fluxograma” seja encontrado.
- Selecione o elemento necessário.
- Para adicionar texto, clique com o botão direito do mouse no elemento e selecione “Alterar texto” no menu de contexto.
Por fim, na faixa Formatação, você precisa escolher um estilo e um esquema de cores para o fluxograma.
Após selecionar o elemento desejado, você deve adicionar o próximo para um item específico e continuar até que cada estágio seja exibido.
Em seguida, a forma que exibe cada elemento do fluxograma deve ser rotulada. Então, quem o visualiza entenderá qual o papel que cada elemento do fluxograma desempenha nele e como ele se relaciona com os demais.
Cada figura desempenha sua função padrão. Se você usar os elementos do diagrama incorretamente, alguém que o visualizar pode não entender você.
Aqui estão alguns dos elementos mais comuns:
- O início ou fim do fluxograma.
- O processo de trabalho.
- Um processo predefinido, como rotinas recorrentes.
- Fonte de dados. Pode ser uma tabela, ou algum tipo de documento, ou um site.
- Decisões tomadas. Por exemplo, pode ser um controle da correção de um processo pré-executado. De cada canto do losango pode haver linhas que mostram os resultados da decisão tomada.
Elementos de ordenação
Uma vez que os elementos são colocados nos lugares corretos, você pode seguir estes passos:
- Para organizar elementos em uma coluna, você deve selecionar vários elementos pressionando a tecla SHIFT e, em seguida, pressionando cada um deles e, em seguida, selecione Alinhar ao centro na guia Formato.
- Se você precisar fazer os mesmos espaços entre os elementos verticalmente, precisará selecioná-los e, em seguida, selecionar o item “Distribuir verticalmente” na mesma guia.
- Em seguida, você precisa garantir que os tamanhos de todos os elementos sejam os mesmos para tornar o gráfico mais atraente visualmente.
Configuração de linha de link
Na aba “Inserir” existe um item “Formas” onde você precisa selecionar uma seta. Pode ser reto ou em ângulo. O primeiro é usado para elementos em sequência direta. Se você precisar retornar a uma determinada etapa depois de concluir todas as ações, uma linha curva será usada.
Qual é o próximo?
Em geral, o Excel oferece um grande número de formas para gráficos. Às vezes você pode ignorar os padrões e ativar a criatividade. Isso só vai beneficiar.