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O editor de planilhas Excel foi projetado para processar matrizes de informações apresentadas na forma de tabelas de vários valores. Um dos tipos mais comuns de tal processamento é a cópia. Por exemplo, se houver alguma matriz de dados inicial e você precisar fazer alguns cálculos que exigem colunas ou linhas adicionais, nem sempre é conveniente adicioná-los diretamente à tabela original. Também pode ser necessário para outros fins. Portanto, uma solução razoável seria copiar todos ou parte dos dados em uma nova planilha ou documento e fazer todas as transformações com a cópia. Desta forma, o documento original permanecerá intacto. De que maneiras isso pode ser feito?
Cópia simples sem alterações
Este método é o mais fácil de usar, é conveniente se a tabela de origem contiver dados simples sem fórmulas e links.
Preste atenção! A simples cópia não altera nada nas informações originais.
Se as informações de origem contiverem fórmulas, elas serão copiadas junto com o restante dos dados, e você deve ter cuidado aqui – ao copiar links relativos, eles começam a se referir a células completamente diferentes onde dados incorretos podem estar localizados. Portanto, simplesmente copiar dados com fórmulas só é preferível quando todas as fontes de referência de fórmula são copiadas ao mesmo tempo. Esse método inclui as etapas a seguir.
- Seleção de células. Como regra, é usado especificar um intervalo de células com o botão esquerdo do mouse ou o atalho de teclado “Shift + seta”. Como resultado, algumas células da planilha são contornadas com uma moldura preta e também são realçadas com um tom escuro.
- Copiar para área de transferência. A área de transferência é uma área especial na memória do computador projetada para transferir dados dentro de um aplicativo ou entre aplicativos. A cópia para ele é reproduzida pressionando as teclas “Ctrl+C” ou “Ctrl+Insert” (estas combinações são equivalentes). Também é possível implementá-lo através do item correspondente do menu de contexto ou usando a faixa do programa.
- Especificando um local para inserir. Movemos para onde queremos copiar os dados e indicamos com o cursor a célula que será a célula superior esquerda dos dados a serem colados. Tenha cuidado se o ponto de inserção já contém alguns dados. Eles podem ser apagados.
- Cola o conteúdo da área de transferência na área especificada. Isso é feito com as teclas “Ctrl + V” ou “Shift + Insert” ou o item correspondente do menu de contexto ou faixa do programa.
Se apenas valores são necessários
Muitas vezes, as informações nas células são o resultado de cálculos que usam referências a células adjacentes. Ao simplesmente copiar tais células, isso será feito junto com as fórmulas, e isso alterará os valores desejados.
Nesse caso, apenas os valores das células devem ser copiados. Como na versão anterior, o intervalo necessário é selecionado primeiro, mas para copiar para a área de transferência, usamos o item do menu de contexto “opções de colagem”, o subitem “somente valores”. Você também pode usar o grupo correspondente na faixa de opções do programa. As demais etapas para colar os dados copiados permanecem as mesmas. Como resultado, apenas os valores das células necessárias aparecerão no novo local.
Importante! Fórmulas e formatos não são salvos dessa maneira.
Isso pode ser uma conveniência e um obstáculo, dependendo da situação. Na maioria das vezes, a formatação (especialmente complexa) deve ser deixada. Nesse caso, você pode usar o seguinte método.
Quando você precisa de valores e formatos
A seleção de células para este método de cópia permanece a mesma, mas é realizada usando o menu de contexto (Paste Special item) ou usando a faixa do programa. Ao clicar no próprio ícone Colar especial, você pode abrir uma caixa de diálogo inteira que fornece mais opções de cópia e pode até combinar dados usando operações. Por exemplo, você pode não apenas inserir os dados transferidos nas células especificadas, mas adicionar aos que já estão na planilha. Às vezes isso é muito conveniente.
Também acontece que a tabela tem um grande número de colunas de diferentes larguras e, depois de copiar os valores, é necessário muito trabalho meticuloso para definir as larguras desejadas. Neste caso, a caixa de diálogo “Colar Especial” possui um item especial “Largura da Coluna”. A inserção é realizada em duas etapas. Cole apenas “larguras de coluna” primeiro para “preparar espaço” e depois copie os valores. A tabela é exatamente igual à original, mas em vez de fórmulas, ela contém valores. Às vezes é conveniente copiar apenas a largura das colunas para que a tabela se pareça com a original e inserir os valores nas células manualmente. Além disso, você pode selecionar o item “copiar mantendo a largura das colunas” no menu de contexto. Como resultado, a inserção será realizada em uma única etapa.
Copiando como um padrão
Ocasionalmente, é necessário copiar uma parte da tabela para que posteriormente possa ser girada e dimensionada sem alterações, sem afetar outros locais do restante da tabela. Nesse caso, é razoável copiar os dados na forma de uma imagem normal.
Os passos para copiar para a área de transferência são os mesmos das opções anteriores, mas para colar é utilizado o item “Imagem” no menu “Colar especial”. Esse método raramente é usado porque os dados nas células copiadas dessa maneira não podem ser alterados simplesmente inserindo valores.
Cópia completa da folha inteira
Às vezes, você precisa copiar uma planilha inteira e colá-la no mesmo documento ou em outro. Nesse caso, você precisa chamar o menu de contexto no nome da planilha na parte inferior esquerda do programa e selecionar o item “mover ou copiar”.
Um painel é aberto no qual o método de cópia é definido. Em particular, você pode especificar em qual livro deseja inserir uma nova folha, movê-la ou copiá-la e especificar o local entre as folhas existentes para a qual a transferência será feita. Após clicar no botão “OK”, uma nova planilha aparecerá no livro especificado com todo o conteúdo da planilha copiada.
Conclusão
Copiar é uma das ações mais solicitadas no Excel. Para tabelas simples sem fórmulas, o primeiro método é mais conveniente, e para tabelas contendo muitas fórmulas e links, geralmente é preferível usar o segundo método – copiar apenas os valores. Outros métodos são usados com menos frequência.