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O Microsoft Excel fornece ao usuário vários níveis de proteção condicionalmente falando – desde a simples proteção de células individuais até a criptografia de todo o arquivo com cifras de algoritmos criptográficos da família RC4. Vamos analisá-los um por um…
Nível 0. Proteção contra a inserção de dados incorretos em uma célula
A maneira mais fácil. Permite verificar o que exatamente o usuário insere em determinadas células e não permite inserir dados inválidos (por exemplo, um preço negativo ou um número fracionário de pessoas ou a data da Revolução de Outubro em vez da data da conclusão do contrato, etc.) Para definir essa verificação de entrada, você precisa selecionar as células e selecionar a guia Data (Encontro: Data) botão Data de validade (Data de validade). No Excel 2003 e anteriores, isso pode ser feito usando o menu Data de validade (Data de validade)… Na aba parâmetros na lista suspensa, você pode selecionar o tipo de dados permitidos para entrada:
As abas adjacentes desta janela permitem (se desejar) definir as mensagens que aparecerão antes de entrar – aba mensagem de entrada (Mensagem de entrada), e em caso de inserção de informações incorretas – guia Mensagem de erro (Alerta de erro):
Nível 1: protegendo as células da planilha contra alterações
Podemos impedir total ou seletivamente que o usuário altere o conteúdo das células de uma determinada planilha. Para instalar essa proteção, siga um algoritmo simples:
- Selecione as células que não precisa defender (se houver), clique com o botão direito neles e selecione o comando no menu de contexto Formato de célula (Formatar celulas)… Na aba pós-colheita (Proteção) desmarque a caixa Célula protegida (Bloqueado). Todas as células para as quais esta caixa de seleção permanece selecionada serão protegidas quando a proteção de planilha estiver habilitada. Todas as células onde você desmarcar este sinalizador serão editáveis apesar da proteção. Para ver visualmente quais células serão protegidas e quais não, você pode usar esta macro.
- Para habilitar a proteção da planilha atual no Excel 2003 e anterior – selecione no menu Serviço - Proteção - Folha de Proteção (Ferramentas — Proteção — Planilha de proteção), ou no Excel 2007 e posterior, clique em Folha de proteção (Folha de proteção) aba Revendo (Reveja). Na caixa de diálogo que se abre, você pode definir uma senha (será necessária para que ninguém possa remover a proteção) e, usando a lista de caixas de seleção, configurar, se desejar, exceções:
Ou seja, se quisermos deixar ao usuário a possibilidade, por exemplo, de formatar células protegidas e desprotegidas, as três primeiras caixas de seleção devem ser marcadas. Você também pode permitir que os usuários usem classificação, filtro automático e outras ferramentas de tabela convenientes.
Nível 2. Proteção seletiva de intervalos para diferentes usuários
Se for assumido que vários usuários trabalharão com o arquivo e cada um deles deve ter acesso à sua própria área de planilha, você poderá definir a proteção da planilha com senhas diferentes para diferentes intervalos de células.
Para fazer isso, selecione na guia Revendo (Reveja) botão Permitir alteração de intervalos (Permitir que os usuários editem intervalos). No Excel 2003 e posterior, há um comando de menu para isso Serviço – Proteção – Permitir alteração de intervalos (Ferramentas — Proteção — Permitir que os usuários alterem os intervalos):
Na janela que aparece, clique no botão Crie (Novo) e digite o nome do intervalo, os endereços das células incluídas neste intervalo e a senha para acessar este intervalo:
Repita essas etapas para cada um dos diferentes intervalos de usuários até que todos estejam listados. Agora você pode pressionar o botão Folha de proteção (ver parágrafo anterior) e permitem a proteção de toda a folha.
Agora, quando você tentar acessar qualquer um dos intervalos protegidos da lista, o Excel exigirá uma senha para esse intervalo específico, ou seja, cada usuário trabalhará “no seu jardim”.
Nível 3. Protegendo as folhas do livro
Se você precisa se proteger de:
- excluindo, renomeando, movendo planilhas em uma pasta de trabalho
- alterações nas áreas fixadas (“cabeçalhos”, etc.)
- alterações de estrutura indesejadas (recolher linhas/colunas usando os botões de agrupamento mais/menos)
- a capacidade de minimizar/mover/redimensionar a janela da pasta de trabalho dentro da janela do Excel
então você precisa proteger todas as folhas do livro, usando o botão Proteger livro (Proteger pasta de trabalho) aba Revendo (Reveja) ou – em versões mais antigas do Excel – através do menu Serviço – Proteção – Proteger livro (Ferramentas — Proteção — Proteger pasta de trabalho):
Nível 4. Criptografia de arquivos
Se necessário, o Excel oferece a capacidade de criptografar todo o arquivo da pasta de trabalho usando vários algoritmos de criptografia da família RC4 diferentes. Essa proteção é mais fácil de configurar ao salvar uma pasta de trabalho, ou seja, selecionar equipes Arquivo - Salvar como (Arquivo — Salvar como)e, na janela salvar, localize e expanda a lista suspensa Serviço - Opções Gerais (Ferramentas - Opções Gerais). Na janela que aparece, podemos inserir duas senhas diferentes – para abrir o arquivo (somente leitura) e para alterar:
- Como definir/desproteger todas as folhas de um livro de uma só vez (complemento PLEX)
- Realce células desprotegidas com cor
- Proteção adequada de folhas por macro