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Muitos de nós somos consumidos pela vida cotidiana e pela rotina diária – cozinhar, reuniões de pais, ir à clínica, trabalhar… Como entender qual negócio é urgente e qual não é? Qual a importância da delegação de autoridade e dos pedidos de assistência? A psicóloga clínica Elena Tukhareli ajuda a entender.
O mundo há muito deu um passo à frente tanto em termos de condições de vida quanto em termos de atitudes em relação à vida cotidiana. Não seria fácil explicar às nossas avós que não temos tempo para nada, porque elas tinham que dar conta de tudo – trabalhar, cuidar da casa, alimentar a família. Mas no mundo moderno, o tempo, a flexibilidade e uma variedade de habilidades são mais valorizados do que a capacidade de lavar «no buraco». Afinal, lavar e lavar a louça hoje pode ser “delegada” aos eletrodomésticos (e então alguém tem que colocar a roupa suja no tambor e enxugar a louça após a lavagem), mas as tarefas mais importantes da vida não.
Para não se tornar vítima de “bloqueios”, vale aprender a separar as tarefas por prioridade de execução (se estivermos falando de deveres profissionais) e pela verdade do desejo no momento (se, por exemplo, estivermos pensando sobre como passar o dia).
Para distribuir tarefas, é conveniente usar a técnica de planejamento — a matriz de Eisenhower. É bem fácil de criar. Escrevemos uma lista de tarefas e marcamos ao lado de cada uma: é importante ou não? Urgente ou não? E desenhe uma tabela assim:
Quadrante A – assuntos importantes e urgentes
Aqui estão as tarefas que, se não cumpridas, colocam em risco seus objetivos e questões relacionadas à saúde. Por exemplo, cartas urgentes, projetos que exigem entrega urgente, dor aguda ou deterioração.
Com o planejamento ideal, esse quadrante fica vazio porque você não acumula tarefas que terão que ser resolvidas às pressas. Não é assustador se alguns pontos aparecerem aqui, é importante que sejam poucos. Caso contrário, você terá que revisar a lista de prazos e casos.
Quadrante B – importante, mas não urgente
Muitas vezes esta é a nossa principal atividade: casos importantes que não têm prazos, o que significa que podemos trabalhá-los de forma descontraída. São metas que exigem planejamento e visam o desenvolvimento estratégico. Ou coisas relacionadas ao autodesenvolvimento e manutenção de laços sociais, por exemplo: ouvir uma palestra ou ir à academia, encontrar amigos, ligar para parentes.
Você precisa ter cuidado, porque se você atrasar a conclusão de tarefas desse quadrante, elas poderão “passar” para o quadrante A.
Quadrante C — urgente, mas não importante
Estamos falando de distrações: completar as tarefas deste quadrante não ajuda a atingir o objetivo, mas, ao contrário, impede que você se concentre no que é realmente importante, reduz a eficiência e o esgota. Na maioria das vezes, são tarefas rotineiras, que, no entanto, “consomem” impiedosamente nosso precioso tempo.
A delegação nos ajudará a lidar com eles: por exemplo, enquanto você está terminando um relatório em casa, você pode pedir ao seu parceiro para passear com o cachorro ou pagar contas. O principal é não confundi-los com tarefas que deveriam estar no quadrante A: certifique-se de que as tarefas não sejam realmente importantes.
Quadrante D – coisas não urgentes e sem importância
Este é um quadrante extremamente interessante: aqui se reúnem coisas que não são úteis, mas que gostamos muito. Isso pode ser, por exemplo, estudar vários sites e ler mensagens em mensageiros instantâneos – o que costumamos chamar de “você precisa descansar às vezes”. Muitas vezes, essas atividades tiram tempo de outras tarefas.
Isso não significa que você deva abandonar completamente o entretenimento, mas precisa manter um equilíbrio de negócios em cada quadrante. Se você tiver uma apresentação importante em alguns dias, gastando tempo com coisas do quadrante D, mais tarde você corre o risco de enfrentar uma corrida no quadrante A.
O exemplo da matriz mostra que é importante para cada um de nós poder delegar e poder pedir ajuda. Isso nem sempre nos torna fracos aos olhos dos outros. Em vez disso, essa abordagem sugere que somos capazes de avaliar adequadamente nossas capacidades e alocar tempo e recursos.
E a procrastinação?
Às vezes acontece assim: as coisas vão até a garganta, mas você não quer assumir nada, então não faz nada. Percorrendo os feeds de mídia social ou aderindo à série. Tudo isso é muito semelhante à procrastinação – a tendência de adiar constantemente até coisas importantes e urgentes.
Procrastinação não é sinônimo de preguiça, muito menos descanso. Quando uma pessoa é preguiçosa, ela não experimenta emoções negativas e não enfrenta consequências desagradáveis. Ao descansar, reabastece as reservas de energia e é carregada de emoções positivas. E em um estado de procrastinação, desperdiçamos energia em atividades sem sentido e adiamos coisas importantes até o último momento. Como resultado, não fazemos tudo ou fazemos o que precisamos, mas fazemos mal, e isso diminui nossa auto-estima, leva a sentimentos de culpa, estresse e perda de produtividade.
Pessoas ansiosas e perfeccionistas são mais propensas à procrastinação, que preferem assumir uma tarefa por completo ou adiá-la constantemente se não puderem concluir seu plano com perfeição suficiente para sua imagem do mundo. Em situações como essa, planejar bem as coisas, encontrar uma pessoa de confiança para resolvê-las e trabalhar com benefícios secundários pode ajudar. Ou seja, vale a pena se perguntar: o que me dá a demora dos assuntos? O que eu ganho com isso?
Se você está tendo dificuldade para planejar e concluir tarefas e suspeita que a procrastinação também é a culpada, tente trabalhar com um especialista em autoestima e autoconfiança, no medo de não ser perfeito e errar. Será muito mais fácil para você estruturar sua vida depois disso.