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Agora é a era da informação. A quantidade de dados que as pessoas precisam processar todos os dias está crescendo cada vez mais. Isso se aplica a todas as áreas possíveis da vida, incluindo o trabalho. Agora, há cada vez mais áreas da atividade humana em que há uma necessidade aguda da capacidade de processar rapidamente grandes quantidades de informações.
Um dos recursos do Excel que permite fazer isso é o agrupamento. O fato é que estruturar a informação ajuda a trabalhar não com todos os dados disponíveis, mas apenas com pequenas partes. Se você empacotar o mesmo tipo de informação em um bloco, será mais fácil para o computador e para a própria pessoa. Quase não há área em que a estruturação da informação não seria exigida:
- Processamento de dados de vendas. Os armazéns recebem regularmente grandes lotes de uma grande variedade de mercadorias com diferentes custos, pesos, fornecedores, nomes e assim por diante. A estruturação de dados facilita a navegação em toda essa gama de informações.
- Estudos. A qualidade da educação e da autoeducação está intimamente relacionada com a forma como a informação está estruturada. Portanto, se você agrupar corretamente dados do mesmo tipo lado a lado, será mais fácil realizar não apenas tarefas práticas relacionadas à estatística, por exemplo, mas também tarefas teóricas, organizar trabalhos de casa e assim por diante.
- Relatório de contabilidade. Os contadores regularmente precisam lidar com números, cada um dos quais tem conexões com outros números. E para tornar mais conveniente trabalhar com um grande número de valores uXNUMXbuXNUMXrelacionados entre si e informações de um tipo diferente, é muito conveniente usar o agrupamento de dados.
Além disso, a função de agrupamento de dados permite ocultar informações desatualizadas. Vamos ver como ele funciona e como você pode usá-lo.
Como definir parâmetros de função
Para trabalhar com agrupamento de dados, você deve primeiro configurá-lo. Para fazer isso, vá para a guia “Dados” e encontre a opção “Estrutura” lá. Em seguida, um painel pop-up aparecerá no qual você precisa encontrar um botão no canto inferior direito.
Depois disso, aparecerá uma janela na qual você precisa selecionar as caixas de seleção apropriadas e pressionar a tecla OK. Essas configurações controlam como os dados serão exibidos.
Importante: na prática, muitas pessoas acham bastante inconveniente exibir os totais sob os dados. Portanto, você pode deixar esta caixa desmarcada. Também é recomendável marcar a caixa “Estilos automáticos”.
Depois de concluir essas etapas, você pode começar imediatamente a agrupar as informações.
Como agrupar dados por linhas
Agora vamos descobrir o que precisa ser feito para agrupar linhas, na prática.
- Crie uma nova linha acima ou abaixo daquelas que queremos agrupar. Tudo depende de qual método de exibição dos resultados foi escolhido na etapa anterior.
- A próxima etapa é criar um título de tabela na célula superior esquerda da linha adicionada. Este será o nome do grupo no qual serão combinadas as células que são comuns em uma determinada base.
- Selecione todas as células na área abaixo da linha recém-criada ou acima dela (dependendo do que fizemos na primeira etapa). Depois disso, procuramos o botão “Estrutura” na guia de dados e lá encontramos a opção “Grupo”. É importante não clicar na seta ou no nome do comando no painel pop-up, mas no ícone.
Se você ainda clicar na seta para baixo, um menu adicional aparecerá no qual você poderá selecionar a função de agrupamento ou criar uma estrutura. Estamos principalmente interessados em agrupar nesta fase.
Depois disso, selecionamos o recurso principal pelo qual o agrupamento será realizado. Pode ser linhas ou colunas. Se você não alterar nada, o primeiro item será selecionado por padrão. Depois de nos certificarmos de que as configurações estão definidas conforme precisamos, precisamos confirmar nossas ações pressionando o botão OK. Como estamos agrupando por linha, não precisamos alterar nada, só precisamos verificar novamente.
Importante: se, antes de começar a agrupar objetos, você selecionar não uma célula, mas colunas ou linhas inteiras no painel de coordenadas, essa caixa de diálogo não aparecerá. O programa vai descobrir o que fazer por conta própria.
O fato de as linhas estarem agrupadas, podemos entender pelo sinal de menos no painel de coordenadas. Isso nos diz que os dados foram divulgados. Agora podemos ocultá-los clicando neste ícone ou clicando no botão 1 um pouco mais alto (indica o grau de agrupamento).
Vemos que as linhas estão ocultas e o sinal de menos mudou para mais. Para abrir a linha desejada, você pode clicar nela e, em seguida, o programa fará isso por conta própria. Se você precisar expandir todas as linhas, precisará clicar no botão “2”, localizado na parte superior do painel de coordenadas neste caso.
Como agrupar colunas
Para agrupar colunas, o algoritmo de ações é aproximadamente o mesmo:
- Dependendo das opções que selecionamos nas configurações, precisamos inserir uma nova coluna à esquerda ou à direita da área que será agrupada.
- Anotamos o nome do grupo na célula superior da coluna exibida.
- Selecionamos todas as colunas que precisamos agrupar (basta deixar a que adicionamos no primeiro estágio) e, em seguida, clicamos no botão “Agrupar” da mesma forma que o algoritmo descrito acima.
- Agora precisamos clicar no item “Colunas” na pequena janela e clicar no botão “OK”.
- Boa sorte.
Notas. Assim como ao agrupar linhas, se selecionarmos colunas inteiras na barra de coordenadas horizontal, não teremos uma pequena caixa de diálogo.
Como fazer agrupamento multinível
O Excel é um programa funcional, mas suas possibilidades não terminam com o agrupamento de nível único, conforme descrito nos exemplos acima. Há também a capacidade de agrupar células por vários níveis. Isso é feito da seguinte maneira:
- Para começar, o grupo principal é criado da maneira descrita acima. Subgrupos serão então adicionados a ele.
- Depois disso, garantimos que o grupo principal esteja aberto. Nele, também realizamos as ações descritas acima. As etapas específicas dependem se a pessoa está trabalhando com linhas ou colunas.
- Como resultado, grupos de vários níveis podem ser criados.
Instruções para desagrupar dados
Uma situação pode surgir quando um grupo ou subgrupo criado anteriormente não for mais necessário. Existe uma função separada para isso – “Desagrupar”. Para implementá-lo, você precisa seguir os seguintes passos:
- Selecione os elementos que fazem parte do grupo.
- Abra a guia "Dados".
- Encontramos o grupo “Estrutura” lá, abra-o com a seta abaixo.
- Lá, clique no botão “Desagrupar”. É muito importante clicar no ícone, não na inscrição.
Em seguida, escolhemos exatamente o que queremos desagrupar. Selecionamos o item adequado dependendo do que agrupamos anteriormente. Após concluir a ação, pressione o botão OK.
Atenção! Se antes disso foi feito um agrupamento em vários níveis ou vários grupos diferentes foram criados, eles devem ser reformados separadamente.
Aqui também recebemos tal resultado. 
Este é um algoritmo geral para desagrupar células, mas como em qualquer negócio, existem muitas nuances. Vamos examiná-los com mais detalhes.
Como desagrupar planilhas
Pode ser necessário desagrupar as folhas de tempos em tempos. Para fazer isso, você deve executar a seguinte sequência de ações:
- Para começar, encontramos as folhas que foram agrupadas. Se as folhas tiverem sido agrupadas antecipadamente, serão exibidas na mesma cor ou o título ficará em negrito.
- Depois disso, você precisa clicar com o botão direito do mouse em uma das planilhas do grupo e clicar no botão “Desagrupar planilhas” no menu de contexto. Agora eles serão desagrupados e todas as alterações serão feitas neles independentemente das outras.
Outra maneira de desagrupar planilhas é usar a tecla Shift e clicar na planilha ativa no grupo que você deseja desagrupar. Ou seja, você precisa definir o grupo cujo desagrupamento é necessário, clicar em uma das guias e clicar nela enquanto mantém pressionada a tecla Shift.
Depois que as alterações forem feitas, você poderá agrupar algumas das planilhas. Para fazer isso, pressione a tecla Ctrl ou Cmd (a primeira é para computadores que executam o Windows e a segunda é para a tecnologia Apple) e, mantendo o botão pressionado, clique alternadamente nas planilhas que deseja combinar em um grupo. Depois disso, o programa fará tudo para o usuário.
Como desagrupar dados agrupados manualmente
Antes de desagrupar as células, você deve primeiro entender como elas foram agrupadas: manualmente ou automaticamente. O agrupamento manual é considerado o método descrito acima. A geração automática de grupos é quando eles são criados usando determinadas funções. Por exemplo, depois de gerar subtotais. O fato de essa oportunidade ter sido aproveitada pode ser entendido a partir da linha “Resultados intermediários”.
Se os dados foram agrupados através da função de mesmo nome Excel, então, para dissolvê-lo, você precisa ter certeza de que o grupo está implantado. Caso contrário, você precisa clicar no botão + na barra lateral à esquerda. O fato de o grupo estar implantado, podemos julgar pelo botão – no mesmo local. Quando expandimos um grupo, começamos a ver linhas e grupos ocultos. Depois disso, usando o teclado ou o botão esquerdo do mouse, selecione todas as células do grupo e, em seguida, de acordo com o algoritmo descrito acima.
Poucas pessoas sabem que existe outra maneira de desagrupar células agrupadas manualmente – usando teclas de atalho.
Para fazer isso, você deve primeiro selecionar as colunas que foram agrupadas e, em seguida, pressionar as teclas de seta Alt + Shift + seta para a esquerda. Se o trabalho for realizado em um computador controlado pelo Mac OS, você precisará usar a combinação de teclas Command + Shift + J.
Como desagrupar dados agrupados automaticamente
Se, como resultado da verificação realizada no parágrafo anterior, os dados foram agrupados automaticamente, tudo é um pouco mais complicado, pois a função padrão de desagrupar não funcionará nesse caso. As ações dependem do que exatamente executou o agrupamento de dados. Se esta for a função “Subtotais”, a sequência de ações é a seguinte:
- Abrimos a mesma guia com dados no painel principal (ou faixa de opções, como também é chamado).
- Após clicarmos no botão “Subtotais” (que é exatamente o que precisamos fazer como segundo passo), teremos uma janela. O próprio botão está localizado na mesma seção – Estrutura. Depois disso, aparecerá uma janela na qual precisamos clicar no botão "Excluir tudo". Ele pode ser encontrado no canto inferior esquerdo da janela ou em outro lugar (dependendo da versão do Office e do programa de planilha específico).
Atenção! Esse método remove não apenas o grupo, mas também os subtotais. Portanto, se você precisar mantê-los, é melhor copiar os elementos do grupo para outra planilha e usá-los como desagrupados.
Uma forte recomendação para qualquer operação com uma tabela para agrupar ou desagrupar dados. Antes de fazer isso, você precisa fazer uma cópia da tabela original. Nesse caso, você pode restaurar a exibição original do documento se algo não sair conforme o planejado.
Assim, o Excel tem uma funcionalidade muito ampla para estruturar dados. Obviamente, ele não poderá fazer tudo por uma pessoa, mas permite que você organize mais convenientemente o trabalho com dados estruturados. O resto terá que ser feito pela pessoa. No entanto, esta é uma ferramenta muito funcional que será muito útil para quem tem que trabalhar com grandes quantidades de informação numérica e textual.