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O Excel é um programa incrível que permite processar não apenas dados numéricos. Com sua ajuda, você pode representar visualmente qualquer informação construindo diagramas de vários graus de complexidade. Basta especificar os dados nas células e o programa construirá automaticamente um gráfico com base neles. Diga que é incrível!
Nesse caso, o usuário pode personalizar a aparência do gráfico que desejar. Hoje vamos analisar detalhadamente as ferramentas de gráficos disponíveis no Excel e outros programas similares. Afinal, o princípio básico não se limita apenas ao pacote office da Microsoft, certo? Portanto, os princípios descritos aqui podem ser usados ao trabalhar com outros programas de planilhas, como LibreOffice, WPS Office ou Google Sheets.
Construindo um gráfico com base em dados de planilhas do Excel
Antes de prosseguir diretamente para a construção de gráficos do Excel, você precisa entender o que é e para que servem. Existem várias maneiras de apresentar informações:
- Auditivo.
- Texto.
- Visual.
- Interativo.
O mais familiar para a pessoa média é a forma auditiva e textual de transmitir informações. A primeira envolve o uso da voz para apresentar certos dados, fatos e números. Um método muito pouco confiável que não é capaz de fornecer informações perfeitamente. A única coisa que pode ser usada durante as apresentações é evocar certas emoções na platéia. O texto pode transmitir texto, mas tem uma capacidade muito menor de evocar certas emoções. O método interativo envolve o envolvimento do público (por exemplo, investidores). Mas se falamos de dados de negócios, você não pode jogar muito aqui.
A forma visual de apresentar a informação abre um grande número de vantagens. Ajuda a combinar todas as vantagens dos métodos restantes. Ele transmite informações com muita precisão, pois contém todos os números, e uma pessoa pode analisar os dados com base no gráfico. Ele é capaz de evocar emoções. Por exemplo, basta olhar para o gráfico da propagação da infecção por coronavírus nos últimos tempos e imediatamente fica claro como o gráfico pode afetar facilmente a parte emocional do cérebro.
E o que é importante, é capaz de envolver uma pessoa que pode olhar seletivamente para uma ou outra parte do gráfico e analisar as informações que realmente precisa. É por isso que os gráficos se tornaram tão difundidos em todo o mundo. Eles são usados em vários campos da atividade humana:
- Durante a apresentação dos resultados da investigação a vários níveis. Este é um ponto universal para estudantes e cientistas que defendem uma dissertação. Esse tipo de apresentação de informações, como um diagrama, permite empacotar uma grande quantidade de informações de uma forma muito conveniente e apresentar todos esses dados a um público amplo para que fiquem imediatamente claros. O diagrama permite que você inspire confiança no que diz um candidato a um mestrado ou doutorado.
- Durante apresentações de negócios. Especialmente a criação de diagramas é necessária se for necessário apresentar o projeto ao investidor ou relatar o andamento de seu trabalho.
Isso deixará claro que os próprios autores do projeto o levam a sério. Entre outras coisas, os investidores poderão analisar todas as informações necessárias por conta própria. Pois bem, a questão do facto de a presença de diagramas por si só inspirar confiança, por estar associada à precisão da apresentação da informação, mantém-se tanto para esta área como para todas as seguintes.
- Para reportar aos superiores. A gerência adora a linguagem dos números. Além disso, quanto mais alto estiver na classificação, mais importante será para ele. O dono de qualquer negócio precisa entender o quanto este ou aquele investimento compensa, quais setores de produção não são rentáveis e quais são rentáveis, e entender muitos outros aspectos importantes.
Existem muitas outras áreas nas quais os gráficos podem ser usados. Por exemplo, no ensino. Mas não importa para quais propósitos específicos eles são compilados, se forem feitos no Excel, na verdade quase nada precisa ser feito. O programa fará tudo para a própria pessoa. Na verdade, construir gráficos no Excel não é fundamentalmente diferente de criar tabelas regulares. Portanto, qualquer pessoa pode criá-los de forma muito simples. Mas para maior clareza, vamos descrever o princípio básico na forma de instruções. Siga esses passos:
- Antes de criar um gráfico ou tabela, você deve primeiro criar uma tabela com as informações que serão utilizadas para isso. Vamos também criar essa tabela.
- Após criar a tabela, você precisa encontrar a área que será utilizada para a base do gráfico, e então clicar na aba “Inserir” com o botão esquerdo do mouse uma vez. Depois disso, o usuário poderá escolher o tipo de gráfico que deseja. Este é um gráfico, um gráfico de pizza e um histograma. Há espaço para expandir.
Atenção! Os programas diferem entre si no número de tipos de diagramas que podem ser criados.
- Você pode usar muitos outros tipos de gráficos. Eles simplesmente não são tão populares. Para visualizar toda a lista de tipos disponíveis, vá para o menu “Diagrama” e selecione um tipo específico lá. Vemos que há um menu ligeiramente diferente aqui. Não há nada de estranho nisso, pois os próprios botões podem diferir não apenas dependendo da versão do pacote de escritório, mas também da própria variedade do programa e do sistema operacional. Aqui é importante entender a lógica primeiro, e todo o resto deve se tornar intuitivo.
- Depois de selecionar o tipo de gráfico apropriado, clique nele. Em seguida, você verá uma lista de subtipos e precisará selecionar aquele que melhor se adapta à sua situação. Por exemplo, se um histograma foi selecionado, você pode selecionar regular, barra, volume e assim por diante. A lista de tipos com imagens, pela qual você pode entender como ficará o diagrama final, está localizada diretamente neste menu.
- Clicamos no subtipo em que estamos interessados, após o que o programa fará tudo automaticamente. O gráfico resultante aparecerá na tela.
- No nosso caso, a imagem ficou da seguinte forma.
- Se escolhermos o tipo “Gráfico”, nosso gráfico ficaria assim.
- O gráfico de pizza tem o seguinte formato.
Como você pode ver, as instruções não são nada complicadas. Basta inserir alguns dados e o computador fará o resto por você.
Como trabalhar com gráficos no Excel
Depois de ter feito o gráfico, já podemos personalizá-lo. Para fazer isso, você precisa encontrar a guia “Designer” na parte superior do programa. Este painel tem a capacidade de definir várias propriedades do gráfico que criamos anteriormente. Por exemplo, o usuário pode alterar a cor das colunas, bem como fazer alterações mais fundamentais. Por exemplo, altere o tipo ou subtipo. Então, para fazer isso, você precisa ir ao item “Alterar tipo de gráfico” e, na lista que aparece, você pode selecionar o tipo desejado. Aqui você também pode ver todos os tipos e subtipos disponíveis.
Também podemos adicionar algum elemento ao gráfico criado. Para fazer isso, clique no botão apropriado, localizado imediatamente no lado esquerdo do painel.
Você também pode fazer uma configuração rápida. Existe uma ferramenta especial para isso. O botão correspondente pode ser encontrado à direita do menu “Add Chart Element”. Aqui você pode escolher quase qualquer opção de design que se encaixe na tarefa atual.
Também é bastante útil se houver uma designação de cada um deles perto das colunas. Para fazer isso, você precisa adicionar legendas através do menu “Add Chart Element”. Após clicar neste botão, será aberta uma lista na qual estamos interessados no item correspondente. Em seguida, escolhemos como a legenda será exibida. Em nosso exemplo – indicado na captura de tela.
Agora, este gráfico não apenas mostra claramente as informações, mas também pode ser usado para entender o que exatamente cada coluna significa.
Como configurar um gráfico com porcentagens?
Agora vamos passar para exemplos específicos. Se precisarmos criar um gráfico no qual trabalhamos com porcentagens, precisamos selecionar um tipo circular. A instrução em si é a seguinte:
- De acordo com o mecanismo descrito acima, é necessário criar uma tabela com os dados e selecionar um intervalo com os dados que serão utilizados para construir um gráfico. Depois disso, vá para a guia “Inserir” e selecione o tipo apropriado.
- Após a conclusão da etapa anterior, o programa abrirá a guia “Construtor” automaticamente. Em seguida, o usuário precisa analisar as opções disponíveis e encontrar aquela em que os ícones de porcentagem são exibidos.
- O trabalho adicional com um gráfico de pizza será realizado de maneira semelhante.
Como alterar o tamanho da fonte no gráfico do Excel
Personalizar as fontes do gráfico permite torná-lo muito mais flexível e informativo. Também é útil se precisar ser exibido em uma tela grande. Muitas vezes, o tamanho padrão não é suficiente para ser visível para as pessoas da última fila. Para definir os tamanhos de fonte do gráfico, você precisa clicar com o botão direito do mouse no rótulo apropriado e clicar no item de fonte na lista que aparece.
Depois disso, você precisa fazer todos os ajustes necessários e clicar no botão “OK” para salvá-los.
Gráfico de Pareto – definição e princípio de construção em Excel
Muitas pessoas conhecem o princípio de Pareto, que diz que 20% do esforço dá 80% do resultado e vice-versa. Usando esse princípio, você pode desenhar um diagrama que permitirá encontrar as ações mais eficazes das quais o resultado foi o maior. E para construir um gráfico desse tipo, bastam as ferramentas internas do Microsoft Excel. Para construir tal infográfico, você deve selecionar o tipo “Histograma”. A sequência de nossas ações é a seguinte:
- Vamos gerar uma tabela que descreva os nomes dos produtos. Teremos várias colunas. A primeira coluna descreverá o valor total da compra de mercadorias em dinheiro. A segunda coluna registra o lucro da venda desses bens.
- Fazemos o histograma mais comum. Para fazer isso, você precisa encontrar a guia “Inserir” e selecionar o tipo de gráfico apropriado.
- Agora temos um gráfico pronto, que possui 2 colunas de cores diferentes, cada uma representando uma coluna específica. Abaixo você pode ver a legenda do gráfico, segundo a qual entendemos onde está cada coluna.
- O próximo passo que precisamos realizar é editar a coluna que é responsável pelo lucro. Estamos diante da tarefa de ver sua mudança na dinâmica. Portanto, precisamos de um tipo de gráfico "Gráfico". Portanto, na guia “Designer”, precisamos encontrar o botão “Alterar tipo de gráfico” e clicar nele. Em seguida, selecione um agendamento na lista. É importante não esquecer de selecionar a coluna apropriada antes de fazer isso.
Agora o gráfico de Pareto está pronto. Você pode analisar a eficácia e determinar o que pode ser sacrificado sem medo. A edição deste gráfico é feita exatamente da mesma maneira que antes. Por exemplo, você pode adicionar rótulos a barras e pontos em um gráfico, alterar a cor de linhas, colunas e assim por diante.
Assim, o Excel possui um enorme kit de ferramentas para criar gráficos e personalizá-los. Se você mesmo experimentar as configurações, muita coisa ficará clara e você poderá criar gráficos de qualquer complexidade e torná-los legíveis. E é exatamente isso que qualquer investidor, chefe ou cliente precisa. Os diagramas encontram sua aplicação em todos os campos de atividade possíveis. Portanto, o Excel é considerado o principal programa para ganhar dinheiro. Agora você chegou ainda mais perto deles. Boa sorte.