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Muitos usuários iniciantes do Excel geralmente têm uma pergunta: o que é uma fórmula do Excel e como inseri-la em uma célula. Muitos até pensam porque é necessário. Para eles, o Excel é uma planilha. Mas, na verdade, esta é uma grande calculadora multifuncional e, até certo ponto, um ambiente de programação.
Conceito de fórmula e função
E todo o trabalho no Excel é baseado em fórmulas, das quais há um grande número. No coração de qualquer fórmula está uma função. É uma ferramenta computacional básica que retorna um valor dependendo dos dados transmitidos depois de pré-processados.
Uma fórmula é um conjunto de operadores lógicos, operações aritméticas e funções. Nem sempre contém todos esses elementos. O cálculo pode incluir, por exemplo, apenas operações matemáticas.
Na fala cotidiana, os usuários do Excel costumam confundir esses conceitos. Na verdade, a linha entre eles é bastante arbitrária, e ambos os termos são frequentemente usados. No entanto, para uma melhor compreensão do trabalho com o Excel, é necessário conhecer os valores corretos.
De fato, o aparato terminológico é muito mais amplo e inclui muitos outros conceitos que precisam ser considerados com mais detalhes.
- Constante. Este é um valor que permanece o mesmo e não pode ser alterado. Este poderia ser, por exemplo, o número Pi.
- Operadores. Este é um módulo necessário para realizar certas operações. O Excel fornece três tipos de operadores:
- Aritmética. Necessário para adicionar, subtrair, dividir e multiplicar vários números.
- Operador de comparação. Necessário para verificar se os dados atendem a uma determinada condição. Ele pode retornar um valor: true ou false.
- Operador de texto. É apenas um, e é necessário para concatenar dados – &.
- Link. Este é o endereço da célula de onde os dados serão retirados, dentro da fórmula. Existem dois tipos de links: absolutos e relativos. A primeira não muda se a fórmula for movida para outro local. Os relativos, respectivamente, mudam a célula para a adjacente ou correspondente. Por exemplo, se você especificar um link para a célula B2 em alguma célula e, em seguida, copiar essa fórmula para a adjacente à direita, o endereço mudará automaticamente para C2. O link pode ser interno ou externo. No primeiro caso, o Excel acessa uma célula localizada na mesma pasta de trabalho. No segundo – no outro. Ou seja, o Excel pode usar dados localizados em outro documento em fórmulas.
Como inserir dados em uma célula
Uma das maneiras mais fáceis de inserir uma fórmula contendo uma função é usar o Assistente de Função. Para chamá-lo, você precisa clicar no ícone fx um pouco à esquerda da barra de fórmulas (ele está localizado acima da tabela e o conteúdo da célula é duplicado nela se não houver fórmula nela ou a fórmula estiver mostrado se for. Essa caixa de diálogo aparecerá.
Lá você pode selecionar a categoria de função e diretamente aquela da lista que deseja usar em uma determinada célula. Lá você pode ver não apenas a lista, mas também o que cada uma das funções faz.
A segunda maneira de inserir fórmulas é usar a guia correspondente na faixa do Excel.
Aqui a interface é diferente, mas a mecânica é a mesma. Todas as funções são divididas em categorias, e o usuário pode escolher a que mais lhe convier. Para ver o que cada uma das funções faz, você precisa passar o mouse sobre ela com o cursor do mouse e aguardar 2 segundos.
Você também pode inserir uma função diretamente em uma célula. Para fazer isso, você precisa começar a escrever o símbolo de entrada da fórmula (= =) e inserir o nome da função manualmente. Este método é adequado para usuários mais experientes que o conhecem de cor. Permite economizar muito tempo.
Após inserir as primeiras letras, será exibida uma lista, na qual você também poderá selecionar a função desejada e inseri-la. Se não for possível usar o mouse, você poderá navegar por esta lista usando a tecla TAB. Se for, basta clicar duas vezes na fórmula correspondente. Uma vez que a função é selecionada, um prompt aparecerá permitindo que você insira os dados na sequência correta. Esses dados são chamados de argumentos da função.
Se você ainda estiver usando a versão do Excel 2003, ela não fornecerá uma lista suspensa, portanto, você precisará lembrar o nome exato da função e inserir dados da memória. O mesmo vale para todos os argumentos de função. Felizmente, para um usuário experiente, isso não é um problema.
É importante sempre iniciar uma fórmula com um sinal de igual, caso contrário o Excel pensará que a célula contém texto.
Nesse caso, os dados que começam com um sinal de mais ou menos também serão considerados uma fórmula. Se depois disso houver texto na célula, o Excel dará um erro #NAME?. Se forem fornecidos números ou números, o Excel tentará realizar as operações matemáticas apropriadas (adição, subtração, multiplicação, divisão). De qualquer forma, é recomendável começar a inserir a fórmula com o sinal =, como é habitual.
Da mesma forma, você pode começar a escrever uma função com o sinal @, que será alterado automaticamente. Esse método de entrada é considerado obsoleto e é necessário para que versões mais antigas dos documentos não percam algumas funcionalidades.
O conceito de argumentos de função
Quase todas as funções contêm argumentos, que podem ser uma referência de célula, texto, número e até outra função. Então, se você usar a função ENECHET, você precisará especificar os números que serão verificados. Um valor booleano será retornado. Se for um número ímpar, TRUE será retornado. Assim, se par, então “FALSE”. Os argumentos, como você pode ver nas capturas de tela acima, são inseridos entre colchetes e separados por um ponto e vírgula. Nesse caso, se a versão em inglês do programa for usada, a vírgula usual serve como separador.
O argumento de entrada é chamado de parâmetro. Algumas funções não os contêm. Por exemplo, para obter a hora e a data atuais em uma célula, você precisa escrever a fórmula =TATÁ (). Como você pode ver, se a função não requer a entrada de argumentos, os colchetes ainda precisam ser especificados.
Algumas características de fórmulas e funções
Se os dados na célula referenciada pela fórmula forem editados, ela recalculará automaticamente os dados de acordo. Suponha que tenhamos a célula A1, que é escrita em uma fórmula simples contendo uma referência de célula regular =D1. Se você alterar as informações nele, o mesmo valor será exibido na célula A1. Da mesma forma, para fórmulas mais complexas que obtêm dados de células específicas.
É importante entender que os métodos padrão do Excel não podem fazer uma célula retornar seu valor para outra célula. Ao mesmo tempo, essa tarefa pode ser realizada por meio de macros – sub-rotinas que executam determinadas ações em um documento do Excel. Mas este é um tópico completamente diferente, que claramente não é para iniciantes, pois requer habilidades de programação.
O conceito de uma fórmula de matriz
Esta é uma das variantes da fórmula, que é inserida de maneira ligeiramente diferente. Mas muitos não sabem o que é. Então vamos primeiro entender o significado deste termo. É muito mais fácil entender isso com um exemplo.
Suponha que temos uma fórmula SOMA, que retorna a soma dos valores em um determinado intervalo.
Vamos criar um intervalo tão simples escrevendo números de um a cinco nas células A1:A5. Então especificamos a função = SUM (A1: A5) na célula B1. Como resultado, o número 15 aparecerá lá.
Isso já é uma fórmula de matriz? Não, embora funcione com um conjunto de dados e possa ser chamado de um. Vamos fazer algumas mudanças. Suponha que precisamos adicionar um a cada argumento. Para fazer isso, você precisa fazer uma função como esta:
=SOMA(A1:A5+1). Acontece que queremos adicionar um ao intervalo de valores antes de calcular sua soma. Mas mesmo nesta forma, o Excel não vai querer fazer isso. Ele precisa mostrar isso usando a fórmula Ctrl + Shift + Enter. A fórmula de matriz difere na aparência e se parece com isso:
{=SOMA(A1:A5+1)}
Depois disso, no nosso caso, o resultado 20 será inserido.
Não faz sentido inserir chaves manualmente. Não vai fazer nada. Pelo contrário, o Excel nem vai pensar que isso é uma função e apenas um texto em vez de uma fórmula.
Dentro desta função, entretanto, foram realizadas as seguintes ações. Primeiro, o programa decompõe esse intervalo em componentes. No nosso caso, é 1,2,3,4,5. Em seguida, o Excel incrementa automaticamente cada um deles em um. Em seguida, os números resultantes são somados.
Há outro caso em que uma fórmula de matriz pode fazer algo que a fórmula padrão não pode. Por exemplo, temos um conjunto de dados listado no intervalo A1:A10. No caso padrão, zero será retornado. Mas suponha que temos uma situação em que zero não pode ser levado em consideração.
Vamos inserir uma fórmula que verifique o intervalo para ver se não é igual a esse valor.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Aqui há uma falsa sensação de que o resultado desejado será alcançado. Mas este não é o caso, porque aqui você precisa usar uma fórmula de matriz. Na fórmula acima, apenas o primeiro elemento será verificado, o que, obviamente, não nos convém.
Mas se você transformá-lo em uma fórmula de matriz, o alinhamento pode mudar rapidamente. Agora o menor valor será 1.
Uma fórmula de matriz também tem a vantagem de poder retornar vários valores. Por exemplo, você pode transpor uma tabela.
Assim, existem muitos tipos diferentes de fórmulas. Alguns deles requerem uma entrada mais simples, outros mais complexos. As fórmulas de matriz podem ser especialmente difíceis para os iniciantes entenderem, mas são muito úteis.