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No processo de trabalhar em um documento do Excel, muitas vezes é necessário que várias pessoas se conectem a ele ao mesmo tempo. E muitas vezes seu número pode ser calculado em várias dezenas. Portanto, a questão da colaboração não se limita apenas a conectar as pessoas, pois muitas vezes elas podem fazer mudanças conflitantes que precisam aprender a editar de forma rápida e eficaz.
Quem pode fazê-lo? Uma pessoa que tem o status de usuário mestre. Em uma palavra, o que é preciso fazer para que o trabalho conjunto com um documento seja não apenas possível, mas também eficaz?
Trabalhar com um arquivo compartilhado no Excel tem características próprias. Portanto, algumas ações não estão disponíveis para os usuários:
- Criando tabelas.
- Gerenciamento de cenários, inclusive visualizando-os.
- Remoção de folhas.
- Os usuários não têm a capacidade de mesclar várias células ou, inversamente, dividir as previamente mescladas.
- Quaisquer operações com dados XML.
Como essas restrições podem ser contornadas? Você só precisa remover o acesso geral e, em seguida, devolvê-lo quando necessário.
Aqui está outra planilha com algumas tarefas que podem ou não ser possíveis se você estiver trabalhando com várias pessoas na mesma planilha.
Primeiro você precisa entender qual arquivo precisa ser disponibilizado para edição por várias pessoas ao mesmo tempo. Pode ser um novo arquivo ou um existente.
Configurações
Tudo o que você precisa fazer para compartilhar um arquivo no Excel está na seção Compartilhamento de livros, que pode ser encontrada na guia Revisão.
Uma janela irá aparecer com duas abas. Estamos interessados no primeiro, que abre automaticamente. Precisamos marcar a caixa ao lado do item marcado na captura de tela com um retângulo vermelho. Com ele, permitimos que vários usuários gerenciem um documento.
Depois de abrirmos o acesso para edição, precisamos configurá-lo. Para fazer isso, abra a segunda guia.
Depois de inserir os parâmetros, confirmamos nossas ações. Para fazer isso, clique com o botão esquerdo no botão “OK”. O compartilhamento pode ser aberto a qualquer livro, novo e existente. No primeiro caso, você precisará criar um nome para ela.
Depois disso, você precisa salvar o arquivo em seu computador.
Importante! O formato deve ser tal que o arquivo possa ser aberto por cada usuário com sua versão de planilhas.
Você deve salvar o arquivo em um compartilhamento de rede ou pasta que tenha acesso aos participantes que desejam usar o arquivo. Após selecionar o diretório, basta clicar no botão “Salvar”.
No entanto, não é permitido usar um servidor web para salvar o arquivo compartilhado.
Depois de realizar todas as operações descritas acima, você precisa verificar se é possível conectar outras pessoas. Para fazer isso, abra a guia “Dados” e encontre o item “Conexões” logo abaixo. Se você clicar nele, poderá alterar links ou links. Se não houver um botão correspondente, não haverá arquivos associados.
Em seguida, a guia "Status" é aberta, com a ajuda da qual é possível verificar as conexões. O fato de que tudo está bem pode ser reconhecido pela presença do botão “OK”.
O Excel também permite que você abra uma pasta de trabalho compartilhada. Para fazer isso, você precisa clicar no botão Office. Quando o painel pop-up aparecer, precisamos selecionar o item “Abrir” e selecionar o livro que será usado para compartilhamento. Depois disso, clique novamente no botão Office e abra a janela “Opções do Excel”, que pode ser encontrada na parte inferior.
No lado esquerdo da janela que aparece, você poderá selecionar uma categoria de configurações, mas estamos interessados na primeira, que contém os parâmetros mais gerais.
Em seguida, vá para o item “Configuração pessoal”, onde você precisa especificar dados que permitem filtrar usuários – nome de usuário, apelido.
Após realizar essas operações, torna-se possível editar as informações do documento ou adicionar alguns dados. Não se esqueça de salvar suas alterações após realizá-las.
Isso às vezes pode causar problemas ao salvar. Por exemplo, o compartilhamento está disponível apenas para a primeira abertura e, quando você tenta abrir o documento pela segunda vez, o programa gera um erro. Isso pode acontecer pelos seguintes motivos:
- Se vários participantes inserirem dados de uma só vez na mesma célula. Ou qualquer outra parte.
- Gerando um log de alterações que faz com que a pasta de trabalho aumente de tamanho. Isso leva a problemas.
- O usuário foi removido do compartilhamento. Nesse caso, salvar as alterações não funcionará apenas no computador dele.
- O recurso de rede está sobrecarregado.
Para corrigir o problema, você precisa seguir os seguintes passos:
- Exclua o changelog ou apague as informações redundantes dele.
- Remova informações redundantes dentro do próprio documento.
- Reinicie o compartilhamento.
- Abra um documento do Excel em outro editor do Office e salve-o novamente no formato xls.
É verdade que nas versões recentes esse erro não acontece com a mesma frequência que nas versões mais antigas.
Como ver a atividade dos membros
No decorrer do trabalho conjunto, você precisa monitorar constantemente para que um dos participantes não estrague algo. Portanto, você precisa aprender a entender quais ações foram cometidas por um deles. Para fazer isso, você deve executar as etapas a seguir.
- Vá para a aba “Review” e lá encontre o item “Corrections”. No menu, selecione o item “Selecionar correções”.
6 - Em seguida, aparecerá uma janela na qual você poderá descobrir quais alterações foram feitas pelos usuários. Esta lista é gerada automaticamente. Você pode verificar se esse é realmente o caso observando a caixa de seleção ao lado do item correspondente nesta caixa de diálogo.
7 Nesse caso, apenas as alterações feitas desde o último salvamento serão exibidas na lista no canto superior esquerdo. Isso é feito por conveniência, você sempre pode ver as edições anteriores no diário.
- Cada participante recebe uma cor específica, pela qual você pode entender quem fez as alterações. As etiquetas estão no canto superior esquerdo. Você também pode configurar o rastreamento de alterações por hora, um usuário específico ou em um intervalo específico, além de desabilitar sua exibição.
8 - Quando você passa o mouse sobre uma célula que possui essa marca, aparece um pequeno bloco a partir do qual você pode entender quem fez as alterações.
9 - Para fazer ajustes nas regras de exibição de correções, você precisa retornar à janela de configurações e, em seguida, encontrar o campo “Por hora”, onde você pode definir um ponto de partida para visualizar as alterações. Ou seja, o tempo a partir do qual as correções serão exibidas. Você pode definir o período desde o último salvamento, definir para exibir todas as alterações de todos os tempos, exclusivamente não visualizadas, ou especificar a data a partir da qual elas serão exibidas.
10 - Você também pode controlar a exibição de correções feitas apenas por um membro específico.
11 - Usando o campo correspondente, você pode definir o intervalo da planilha em que as ações do comando serão registradas.
Você também pode fazer outras alterações marcando as caixas de seleção apropriadas nos lugares certos.
A lista de mudanças não é um peso morto. O usuário principal pode revisar as edições de outros participantes, confirmando-as ou rejeitando-as. Como fazer isso?
- Vá para a guia "Revisão". Existe um menu “Correções” onde o usuário pode gerenciar as correções. No painel pop-up, você precisa selecionar a opção “Aceitar / rejeitar correções”, após o que será exibida uma janela na qual as correções são exibidas.
13 14 - A seleção de edições pode ser realizada de acordo com os mesmos critérios descritos anteriormente: por tempo, por um usuário específico ou dentro de um determinado intervalo. Depois de definir os parâmetros necessários, pressione o botão OK.
- Em seguida, serão exibidos todos os ajustes que atendem às condições definidas na etapa anterior. Você pode concordar com uma edição específica ou rejeitá-la clicando no botão apropriado na parte inferior da janela. Também é possível aceitar ou rejeitar ajustes em lote.
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Agora os ajustes necessários foram deixados e os extras foram removidos.
Como remover o usuário do arquivo excel
De tempos em tempos, torna-se necessário remover usuários da coautoria. Pode haver um grande número de razões: eles receberam outra tarefa, o participante começou a fazer edições em outro computador e assim por diante. Implementar esta tarefa no Excel não é nada difícil.
Primeiro, abra a guia "Revisão". Existe um grupo “Mudanças”, onde existe a opção “Acesso ao livro”.
Depois disso, a mesma janela que vimos anteriormente aparecerá na tela. Uma lista de todas as pessoas que podem fazer alterações na tabela pode ser encontrada na guia Editar. Para remover um usuário que não precisamos no momento, você precisa encontrá-lo nesta lista, selecioná-lo pressionando o botão esquerdo do mouse e clicar no botão “Excluir”, localizado abaixo.
Em seguida, o Excel avisará o usuário que as correções feitas por este participante podem não ser salvas se ele estiver fazendo alterações na pasta de trabalho. Se você concordar, clique em “OK” e o usuário não será mais compartilhado.
A melhor maneira de limitar o uso de um ledger compartilhado é remover o usuário. Se isso não for adequado, você pode definir o direito de visualizar ou editar o livro por um participante específico.
Dito isso, é importante lembrar que algumas limitações são incorporadas ao compartilhamento por padrão. Eles foram descritos acima. Vamos lembrá-los, porque a repetição é a mãe do aprendizado.
- É proibido criar tabelas inteligentes que atualizem dados automaticamente e possuam muitos outros recursos.
- Você não pode gerenciar scripts.
- Há uma restrição interna para excluir planilhas, conectar ou desconectar células.
- Execute todas as operações em dados XML. Em palavras simples, existem restrições na estruturação de uma grande quantidade de dados, incluindo a edição de seus arrays. XML é um dos tipos de arquivo mais obscuros para iniciantes, mas é bem simples. Com esse tipo de arquivo, você pode transferir dados fazendo alterações em lote no documento.
Simplificando, a coautoria permite que você execute operações padrão em um documento, mas opções mais profissionais estão disponíveis apenas para uma pessoa. Isso ocorre porque as mesmas macros ou alterações em lote XML são um pouco mais difíceis de reverter.
Desabilitar o compartilhamento e reativá-lo é outra maneira de limitar o que os usuários do Excel podem fazer. Você mesmo pode fazer as alterações necessárias, privando temporariamente outras pessoas da oportunidade de editar algo.
Para fazer isso, você deve seguir estas etapas.
- Abra a guia “Revisão”, vá para o item “Correções” e selecione o item “Destacar revisões” no menu pop-up.
- Depois disso, aparece uma janela na qual você precisa desmarcar as caixas ao lado dos itens “Usuário” e “No intervalo”.
- Depois disso, aparece um changelog, que é necessário para backup de dados.
Depois disso, você pode desativar o compartilhamento. Para isso, na mesma aba da faixa de opções, selecione o item “Acesso ao livro” e desmarque “Permitir que vários usuários modifiquem o arquivo”.
É isso, agora o compartilhamento está desabilitado.
Portanto, é muito fácil configurar a coautoria no Excel. Claro, existem algumas restrições que não permitem que você use o documento ao máximo. Mas eles são resolvidos de forma bastante simples, basta desativar o compartilhamento por um tempo e ligá-lo quando as alterações necessárias forem feitas.