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O Excel é considerado por muitos como um programa de planilhas. Portanto, a questão de como criar e trabalhar com tabelas pode parecer estranha à primeira vista. Mas poucas pessoas sabem qual é a principal diferença entre Excel e planilhas. Além disso, esse componente do pacote Microsoft Office nem sempre é a interação com planilhas. Além disso, a principal tarefa do Excel é o processamento de informações que podem ser apresentadas de diferentes formas. Também em forma de tabela.
Ou pode surgir uma situação em que seja necessário selecionar um intervalo separado para a tabela e formatá-lo de acordo. Em geral, há um grande número de possibilidades de uso de tabelas, então vamos analisá-las com mais detalhes.
O conceito de tabelas inteligentes
Ainda há uma diferença entre uma planilha do Excel e uma planilha inteligente. A primeira é simplesmente uma área contendo um certo número de células. Alguns deles podem estar preenchidos com certas informações, enquanto outros estão vazios. Mas não há diferença fundamental entre eles do ponto de vista técnico.
Mas uma planilha do Excel é um conceito fundamentalmente diferente. Não se limita a uma gama de dados, tem suas próprias propriedades, um nome, uma certa estrutura e um grande número de vantagens.
Portanto, você pode selecionar um nome separado para a tabela do Excel – “Smart Table” ou Smart Table.
Crie uma tabela inteligente
Suponha que criamos um intervalo de dados com informações de vendas.
Ainda não é uma mesa. Para transformar um intervalo nele, você precisa selecioná-lo e encontrar a guia “Inserir” e encontrar o botão “Tabela” no bloco de mesmo nome.
Uma pequena janela aparecerá. Nele, você pode ajustar o conjunto de células que deseja transformar em tabela. Além disso, você deve especificar que a primeira linha contém os títulos das colunas. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl + T para abrir a mesma caixa de diálogo.
Em princípio, nada precisa ser alterado na maioria dos casos. Depois que a ação for confirmada pressionando o botão “OK”, a faixa selecionada anteriormente se tornará imediatamente uma tabela.
Antes de definir diretamente suas propriedades, você precisa entender como o próprio programa vê a tabela. Depois disso, muitas coisas ficarão claras.
Entendendo a estrutura da tabela do Excel
Todas as tabelas têm um nome específico exibido em uma guia Design especial. É mostrado logo após a seleção de qualquer célula. Por padrão, o nome assume o formato “Tabela 1” ou “Tabela 2”, e respectivamente.
Se você precisar ter várias tabelas em um documento, é recomendável dar-lhes esses nomes para que depois você possa entender quais informações estão contidas e onde. No futuro, será muito mais fácil interagir com eles, tanto para você quanto para as pessoas que visualizam seu documento.
Além disso, as tabelas nomeadas podem ser usadas no Power Query ou em vários outros suplementos.
Vamos chamar nossa tabela de “Relatório”. O nome pode ser visto em uma janela chamada gerenciador de nomes. Para abri-lo, você precisa seguir o seguinte caminho: Fórmulas – Nomes Definidos – Gerenciador de Nomes.
Também é possível inserir manualmente a fórmula, onde você também pode ver o nome da tabela.
Mas o mais divertido é que o Excel pode ver simultaneamente a tabela em várias seções: em sua totalidade, bem como em colunas individuais, títulos, totais. Então os links ficarão assim.
Em geral, tais construções são fornecidas apenas para fins de orientação mais precisa. Mas não há necessidade de memorizá-los. Eles são exibidos automaticamente em dicas de ferramentas que aparecem após selecionar Tabela e como os colchetes serão abertos. Para inseri-los, você deve primeiro habilitar o layout em inglês.
A opção desejada pode ser encontrada usando a tecla Tab. Não se esqueça de fechar todos os colchetes que estão na fórmula. Os quadrados não são exceção aqui.
Se você deseja somar o conteúdo de toda a coluna com vendas, deve escrever a seguinte fórmula:
= SOMA (D2: D8)
Depois disso, ele se transformará automaticamente em =SOMA(Relatório[Vendas]). Em palavras simples, o link levará a uma coluna específica. Conveniente, concorda?
Assim, qualquer gráfico, fórmula, intervalo, onde uma tabela inteligente será usada para obter dados, usará informações atualizadas automaticamente.
Agora vamos falar com mais detalhes sobre quais tabelas podem ter propriedades.
Tabelas do Excel: Propriedades
Cada tabela criada pode ter vários cabeçalhos de coluna. A primeira linha do intervalo serve então como fonte de dados.
Além disso, se o tamanho da tabela for muito grande, ao rolar para baixo, em vez das letras que indicam as colunas correspondentes, são exibidos os nomes das colunas. Isso será do agrado do usuário, pois não será necessário corrigir as áreas manualmente.
Também inclui um filtro automático. Mas se você não precisar, você sempre pode desativá-lo nas configurações.
Além disso, todos os valores que são escritos imediatamente abaixo da última célula da coluna da tabela são anexados a ela. Portanto, eles podem ser encontrados diretamente em qualquer objeto que utilize dados da primeira coluna da tabela em seu trabalho.
Ao mesmo tempo, novas células são formatadas para o design da tabela e todas as fórmulas específicas dessa coluna são gravadas automaticamente nelas. Em palavras simples, para aumentar o tamanho da tabela e expandi-la, basta inserir os dados corretos. Todo o resto será adicionado pelo programa. O mesmo vale para novas colunas.
Se uma fórmula for inserida em pelo menos uma célula, ela se espalhará automaticamente para toda a coluna. Ou seja, você não precisa preencher manualmente as células, tudo acontecerá automaticamente, conforme mostrado nesta captura de tela animada.
Todos esses recursos são bons. Mas você mesmo pode personalizar a tabela e expandir sua funcionalidade.
Configuração da mesa
Primeiro você precisa abrir a guia “Designer”, onde estão localizados os parâmetros da tabela. Você pode personalizá-los adicionando ou desmarcando caixas de seleção específicas localizadas no grupo “Opções de estilo de tabela”.
As seguintes opções são fornecidas:
- Adicione ou remova uma linha de cabeçalho.
- Adicione ou remova uma linha com totais.
- Faça linhas alternadas.
- Realce colunas extremas em negrito.
- Habilita ou desabilita o preenchimento de linha listrada.
- Desative o filtro automático.
Você também pode definir um formato diferente. Isso pode ser feito usando as opções localizadas no grupo Estilos de Tabela. Inicialmente, o formato é diferente do acima, mas nesse caso você sempre pode personalizar a aparência desejada.
Você também pode encontrar o grupo “Ferramentas”, onde você pode criar uma tabela dinâmica, excluir cópias e converter a tabela em um intervalo padrão.
Mas o recurso mais divertido é a criação de fatias.
Uma fatia é um tipo de filtro exibido em um elemento gráfico separado. Para inseri-lo, você precisa clicar no botão “Inserir Slicer” de mesmo nome e selecionar as colunas que deseja deixar.
Pronto, agora aparece um painel, que lista todos os valores únicos contidos nas células desta coluna.
Para filtrar a tabela, você deve selecionar a categoria mais interessante no momento.
Várias categorias podem ser selecionadas usando um slicer. Para fazer isso, você deve pressionar a tecla Ctrl ou clicar no botão no canto superior direito à esquerda de remover o filtro antes de iniciar a seleção.
Para definir parâmetros diretamente na faixa de opções, você pode usar a guia de mesmo nome. Com sua ajuda, é possível editar várias propriedades da fatia: aparência, tamanho do botão, quantidade e assim por diante.
Principais limitações das tabelas inteligentes
Apesar de as planilhas do Excel apresentarem muitas vantagens, o usuário ainda terá que aturar algumas desvantagens:
- As visualizações não funcionam. Em palavras simples, não há como lembrar de determinados parâmetros da planilha.
- Você não pode compartilhar o livro com outra pessoa.
- Não é possível inserir subtotais.
- Você não pode usar fórmulas de matriz.
- Não há como mesclar células. Mas não é recomendado fazê-lo.
No entanto, há muito mais vantagens do que desvantagens, portanto, essas desvantagens não serão muito perceptíveis.
Exemplos de Tabelas Inteligentes
Agora é hora de falar sobre as situações em que as planilhas inteligentes do Excel são necessárias e quais ações podem ser tomadas que não são possíveis com o intervalo padrão.
Suponha que temos uma tabela que mostra os recebimentos em dinheiro da compra de camisetas. A primeira coluna contém os nomes dos integrantes do grupo, e nas demais – quantas camisetas foram vendidas e qual o tamanho delas. Vamos usar esta tabela como exemplo para ver quais ações possíveis podem ser tomadas, que são impossíveis no caso de um intervalo regular.
Resumindo com a funcionalidade do Excel
Na captura de tela acima, você pode ver nossa tabela. Vamos primeiro resumir todos os tamanhos de camisetas individualmente. Se você usar um intervalo de dados para atingir esse objetivo, terá que inserir manualmente todas as fórmulas. Se você criar uma tabela, esse fardo pesado não existirá mais. Basta incluir um item, e depois disso a linha com os totais será gerada por ela mesma.
Em seguida, clique com o botão direito em qualquer lugar. Um menu pop-up aparece com um item “Tabela”. Tem uma opção “linha total”, que você precisa habilitar. Ele também pode ser adicionado através do construtor.
Além disso, uma linha com totais aparece na parte inferior da tabela. Se você abrir o menu suspenso, poderá ver as seguintes configurações:
- Média.
- Montante.
- Máximo.
- desvio de compensação.
E muito mais. Para acessar funções não incluídas na lista acima, é necessário clicar no item “Outras funções”. Aqui é conveniente que o intervalo seja determinado automaticamente. Escolhemos a função SOMA, pois no nosso caso precisamos saber quantas camisetas foram vendidas no total.
Inserção automática de fórmulas
O Excel é um programa realmente inteligente. O usuário pode nem saber que está tentando prever suas próximas ações. Adicionamos uma coluna ao final da tabela para analisar os resultados de vendas de cada um dos compradores. Depois de inserir a fórmula na primeira linha, ela é imediatamente copiada para todas as outras células e, em seguida, a coluna inteira fica preenchida com os valores que precisamos. Confortável?
função de classificação
Muitas pessoas usam o menu de contexto para usar esta ou aquela função. Existem quase todas as ações que na maioria dos casos precisam ser executadas. Se você usar tabelas inteligentes, a funcionalidade se expandirá ainda mais.
Por exemplo, precisamos verificar quem já transferiu o pré-pagamento. Para fazer isso, você precisa classificar os dados pela primeira coluna. Vamos formatar o texto de forma que seja possível entender quem já efetuou o pagamento, quem não fez e quem não forneceu os documentos necessários para isso. O primeiro será marcado em verde, o segundo em vermelho e o terceiro em azul. E suponha que nos deparamos com a tarefa de agrupá-los.
Além disso, o Excel pode fazer tudo por você.
Primeiro você precisa clicar no menu suspenso localizado próximo ao cabeçalho da coluna “Nome” e clicar no item “Classificar por cor” e selecionar a cor da fonte vermelha.
Tudo, agora as informações sobre quem efetuou o pagamento são apresentadas de forma clara.
Filtração
Também é possível personalizar a exibição e ocultação de determinadas informações da tabela. Por exemplo, se você deseja exibir apenas as pessoas que não pagaram, pode filtrar os dados por essa cor. A filtragem por outros parâmetros também é possível.
Conclusões
Assim, planilhas inteligentes em Excel servirão como grandes auxiliares para resolver quaisquer problemas que você tenha que enfrentar.