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Às vezes, pode ser difícil combinar com rapidez e eficiência os cronogramas dos projetos. Uma representação gráfica dos prazos e marcos do projeto ajudará a identificar quaisquer gargalos durante o planejamento.
Claro, vale a pena considerar o uso de sistemas de gerenciamento de projetos. Esse sistema mostrará os horários de início e término das tarefas do projeto em relação ao pano de fundo geral. Mas esses sistemas são muito caros! Outra solução é tentar usar o gráfico de barras da linha do tempo do Excel ao planejar ver todos os conflitos no projeto. A colaboração com a equipe e com especialistas terceirizados será muito mais fácil se as ações de todos puderem ser vistas na mesma planilha!
Infelizmente, criar uma linha do tempo no Microsoft Excel não é uma tarefa fácil. Eu não recomendaria construir um gráfico de Gantt complexo no Excel, mas uma linha do tempo simples pode ser criada seguindo nossas instruções passo a passo:
Etapa 1: preparar os dados
Para começar, precisamos de uma tabela de dados, na coluna da esquerda (coluna А) contém todos os nomes de tarefas e as duas colunas à direita são reservadas para a data de início e duração da tarefa (colunas В и С).
Etapa 2: criar um gráfico
Realce a tabela de dados preparada e, em seguida, na guia inserção (Inserir) na seção Diagramas (Gráficos) clique Empilhado Governado (Barra empilhada).
Etapa 3: plotando dados no gráfico corretamente
Esta etapa é sempre a mais difícil, pois o gráfico é inicialmente plotado com os dados corretos nos lugares errados, se esses dados aparecerem no gráfico!
Clique no botão Selecione dados (Selecionar dados) guia Construtor (Projeto). Verifique o que há na área Itens de legenda (linhas) (Legend Entries (Series)) dois elementos são escritos – duração (Duration) e data de início (Start Date). Deve haver apenas esses dois elementos.
Deixe-me adivinhar. Todas as informações foram movidas ou movidas para o lado? Vamos corrigi-lo.
Para corrigir seus dados, clique Adicionar (Adicionar) ou Mudar (Editar) na área Itens de legenda (linhas) (Entradas de Legenda (Série)). Para adicionar uma data de início, especifique uma célula B1 no campo Nome da linha (Nome da Série) e no campo Os valores (Valores da série) - intervalo B2:B13. Da mesma forma, você pode adicionar ou alterar a duração das tarefas (Duration) – no campo Nome da linha (Nome da Série) especifique uma célula C1, e no campo Os valores (Valores da série) - intervalo C2:C13.
Para organizar as categorias, clique no botão Mudar (Editar) na área Rótulos de eixo horizontal (categorias) (Rótulos de eixo horizontal (categoria). O intervalo de dados deve ser especificado aqui:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Neste ponto, o gráfico deve se parecer com um gráfico empilhado com títulos de tarefas no eixo vertical e datas no eixo horizontal.
Etapa 4: transformando o resultado em um gráfico de Gantt
Tudo o que resta a ser feito é alterar a cor de preenchimento das partes mais à esquerda de todas as barras do gráfico resultantes para branco ou transparente.
★ Leia mais sobre como criar um gráfico de Gantt no artigo: → Como construir um gráfico de Gantt no Excel – instruções passo a passo
Etapa 5: melhorar a aparência do gráfico
O passo final é deixar o diagrama mais bonito para que possa ser enviado ao gerente. Verifique o eixo horizontal: apenas as barras de duração do projeto devem estar visíveis, ou seja, precisamos remover o espaço vazio que apareceu no passo anterior. Clique com o botão direito do mouse no eixo horizontal do gráfico. Um painel aparecerá Parâmetros do eixo (Opções do Eixo), no qual você pode alterar o valor mínimo do eixo. Personalize as cores das barras do gráfico de Gantt, defina algo mais interessante. Por último, não se esqueça do título.
A linha do tempo no Excel (gráfico de Gantt) pode ser usada para diversos fins. A gerência certamente apreciará que você possa criar esse cronograma sem a despesa extra de comprar um software de gerenciamento de projeto caro!