Comparando 2 arquivos no Excel para diferenças

Cada usuário pode encontrar uma situação em que precisa comparar duas tabelas. Bem, como último recurso, todos têm que comparar duas colunas. Sim, é claro, trabalhar com arquivos do Excel é altamente conveniente e confortável. Desculpe, isso não é uma comparação. É claro que a classificação visual de uma pequena tabela é possível, mas quando o número de células chega a milhares, você precisa usar ferramentas analíticas adicionais.

Infelizmente, ainda não foi aberta uma varinha mágica que permite comparar automaticamente todas as informações entre si em um clique. Portanto, você tem que trabalhar, ou seja, coletar dados, especificar as fórmulas necessárias e realizar outras ações que permitam automatizar pelo menos um pouco as comparações.

Existem muitas dessas ações. Vejamos alguns deles.

Qual é o objetivo de comparar arquivos do Excel?

Pode haver um grande número de razões pelas quais vários arquivos do Excel são comparados. Mais cedo ou mais tarde, cada usuário se depara com essa necessidade e ele não tem essas perguntas. Por exemplo, você pode querer comparar dados de dois relatórios de trimestres diferentes para ver se as finanças aumentaram ou diminuíram.

Ou, alternativamente, o professor precisa ver quais alunos foram expulsos da universidade comparando a composição do grupo de alunos do ano passado e deste ano.

Pode haver um grande número de tais situações. Mas vamos para a prática, pois o tema é bastante complexo.

Todas as maneiras de comparar 2 tabelas no Excel

Embora o tema seja complexo, é fácil. Sim, não se surpreenda. É complexo porque é composto de muitas partes. Mas essas partes em si são fáceis de entender e executar. Vejamos como você pode comparar duas planilhas do Excel, diretamente na prática.

Fórmula de igualdade e teste de falso-verdadeiro

Vamos começar, é claro, com o método mais simples. Esse método de comparação de documentos é possível e dentro de uma faixa bastante ampla. Você pode comparar não apenas valores de texto, mas também valores numéricos. E vamos dar um pequeno exemplo. Digamos que temos dois intervalos com células de formato numérico. Para fazer isso, basta escrever a fórmula de igualdade =C2=E2. Se for igual, “VERDADEIRO” será escrito na célula. Se forem diferentes, então FALSE. Depois disso, você precisa transferir essa fórmula para todo o intervalo usando o marcador de preenchimento automático.

Agora a diferença é visível a olho nu.

Destacando valores distintos

Você também pode fazer valores que diferem uns dos outros destacados em uma cor especial. Esta também é uma tarefa bastante simples. Se for o suficiente para você encontrar diferenças entre dois intervalos de valores ou tabelas inteiras, você precisa ir até a guia “Início” e selecionar o item “Localizar e destacar” lá. Antes de clicar nele, certifique-se de destacar o conjunto de células que armazenam informações para comparação. 

No menu que aparece, clique no menu “Selecionar um grupo de células…”. Em seguida, será aberta uma janela na qual precisamos selecionar as diferenças por linhas como critério.

Comparando 2 tabelas usando formatação condicional

A formatação condicional é um método muito conveniente e, principalmente, funcional que permite escolher uma cor que destacará um valor diferente ou igual. Você pode encontrar essa opção na guia Início. Lá você pode encontrar um botão com o nome apropriado e na lista que aparece, selecione “Gerenciar regras”. Um gerenciador de regras aparecerá, no qual precisamos selecionar o menu “Criar regra”.

A seguir, na lista de critérios, precisamos selecionar aquele em que diz que precisamos usar uma fórmula para determinar as células que serão formatadas de maneira especial. Na descrição da regra, você precisa especificar uma fórmula. No nosso caso, é =$C2<>$E2, após o que confirmamos nossas ações pressionando o botão “Formatar”. Depois disso, definimos a aparência da célula e vemos se gostamos dela por meio de uma minijanela especial com uma amostra. 

Se tudo der certo, clique no botão “OK” e confirme as ações.

No Gerenciador de Regras de Formatação Condicional, o usuário pode encontrar todas as regras de formatação que estão em vigor neste documento. 

Função CONT.SE + regras de comparação de tabelas

Todos os métodos que descrevemos anteriormente são convenientes para os formatos cujo formato é o mesmo. Se as tabelas não foram ordenadas anteriormente, o melhor método é comparar duas tabelas usando a função COUNTIF e regras. 

Vamos imaginar que temos dois intervalos com informações ligeiramente diferentes. Estamos diante da tarefa de compará-los e entender qual valor é diferente. Primeiro você precisa selecioná-lo no primeiro intervalo e ir para a guia "Início". Lá encontramos o item anteriormente familiar “Formatação Condicional”. Criamos uma regra e definimos a regra para usar uma fórmula. 

Neste exemplo, a fórmula é mostrada nesta captura de tela.

Depois disso, definimos o formato conforme descrito acima. Esta função analisa o valor contido na célula C1 e examina o intervalo especificado na fórmula. Corresponde à segunda coluna. Precisamos pegar essa regra e copiá-la em todo o intervalo. Viva, todas as células com valores não repetidos são destacadas.

Função PROCV para comparar 2 tabelas

Neste método, vamos considerar a função VPR, que verifica se há correspondências em duas tabelas. Para fazer isso, você precisa inserir a fórmula mostrada na figura abaixo e transferi-la para todo o intervalo usado para comparação.

Essa função itera sobre cada valor e verifica se há duplicatas da primeira coluna para a segunda. Bem, depois de realizar todas as operações, esse valor é escrito na célula. Se não estiver lá, obtemos o erro #N/A, que é suficiente para entender automaticamente qual valor não corresponderá.

Função IF

Função lógica E SE - esta é outra boa maneira de comparar dois intervalos. A principal característica deste método é que você pode usar apenas a parte do array que está sendo comparado, e não a tabela inteira. Isso economiza recursos para o computador e o usuário.

Vamos dar um pequeno exemplo. Temos duas colunas – A e B. Precisamos comparar algumas das informações nelas entre si. Para fazer isso, precisamos preparar outra coluna de serviço C, na qual está escrita a seguinte fórmula.

Usando uma fórmula que usa funções IF, SE ERRO и MAIS EXPOSTOS você pode iterar sobre todos os elementos desejados da coluna A e, em seguida, na coluna B. Se ele foi encontrado nas colunas B e A, ele é retornado para a célula correspondente.

Macro VBA

Uma macro é o método mais complexo, mas também o mais avançado de comparação de duas tabelas. algumas opções de comparação geralmente não são possíveis sem scripts VBA. Eles permitem automatizar o processo e economizar tempo. Todas as operações necessárias para a preparação dos dados, se programadas uma vez, continuarão sendo executadas.

Com base no problema a ser resolvido, você pode escrever qualquer programa que compare dados sem qualquer intervenção do usuário.

Como comparar arquivos no Excel

Se o usuário definiu a tarefa (bem, ou recebeu uma) para comparar dois arquivos, isso pode ser feito por dois métodos ao mesmo tempo. O primeiro está usando uma função especializada. Para implementar este método, siga as instruções:

1. Abra os arquivos que deseja comparar.
2. Abra a guia “Visualizar” – “Janela” – “Visualizar lado a lado”.

Depois disso, dois arquivos serão abertos em um documento do Excel.

O mesmo pode ser feito com ferramentas comuns do Windows. Primeiro você precisa abrir dois arquivos em janelas diferentes. Depois disso, pegue uma janela e arraste-a para o lado esquerdo da tela. Depois disso, abra uma segunda janela e arraste-a para o lado direito. Depois disso, as duas janelas estarão lado a lado. 

Formatação condicional para comparar 2 arquivos do Excel

Muitas vezes, comparar documentos significa exibi-los um ao lado do outro. Mas, em alguns casos, é possível automatizar esse processo usando formatação condicional. Com ele, você pode verificar se há diferenças entre as folhas. Isso permite que você economize tempo que pode ser usado para outros fins.

Primeiro, precisamos transferir as planilhas comparadas para um documento. 

Para fazer isso, você precisa clicar com o botão direito do mouse na planilha apropriada e, em seguida, clicar no botão “Mover ou copiar” no menu pop-up. A seguir, aparecerá uma caixa de diálogo na qual o usuário poderá selecionar o documento no qual esta planilha deve ser inserida.

Em seguida, você precisa selecionar todas as células desejadas para exibir todas as diferenças. A maneira mais fácil de fazer isso é clicando na célula superior esquerda e pressionando a combinação de teclas Ctrl + Shift + End.

Depois disso, vá para a janela de formatação condicional e crie uma nova regra. Como critério, usamos uma fórmula adequada a um caso específico, depois definimos o formato.

Atenção: os endereços das células devem ser indicados aqueles que estão em outra planilha. Isso pode ser feito através do menu de entrada de fórmulas.

Comparando dados no Excel em planilhas diferentes

Suponha que temos uma lista de funcionários que também lista seus salários. Esta lista é atualizada todos os meses. Esta lista é copiada para uma nova planilha.

Suponha que precisamos comparar salários. Nesse caso, você pode usar tabelas de planilhas diferentes como dados. Usaremos formatação condicional para destacar as diferenças. Tudo é simples.

Com a formatação condicional, você pode fazer comparações efetivas mesmo que os nomes dos funcionários estejam em uma ordem diferente.

Como comparar 2 planilhas em planilha excel

A comparação de informações localizadas em duas planilhas é realizada usando a função MAIS EXPOSTOS. Como primeiro parâmetro, há um par de valores que você precisa procurar na planilha responsável pelo próximo mês. Simplificando, março. Podemos designar o intervalo visualizado como uma coleção de células que fazem parte dos intervalos nomeados, combinados em pares.

Assim, você pode comparar strings de acordo com dois critérios – sobrenome e salário. Bem, ou qualquer outro, definido pelo usuário. Para todas as correspondências encontradas, um número é escrito na célula em que a fórmula é inserida. Para o Excel, esse valor sempre será verdadeiro. Portanto, para que a formatação seja aplicada às células que eram diferentes, é necessário substituir esse valor por DEITADO, usando a função =NÃO().

Ferramenta de comparação de planilhas

O Excel possui uma ferramenta especial que permite comparar planilhas e destacar alterações automaticamente. 

É importante observar que esta ferramenta está disponível apenas para os usuários que adquiriram as suítes de escritório Professional Plus.

Você pode abri-lo diretamente na guia "Início" selecionando o item "Comparar arquivos".

Depois disso, uma caixa de diálogo aparecerá na qual você precisa selecionar a segunda versão do livro. Você também pode inserir o endereço da Internet onde este livro está localizado.

Após selecionarmos duas versões do documento, precisamos confirmar nossas ações com a tecla OK.

Em alguns casos, um erro pode ser gerado. Se aparecer, pode indicar que o arquivo está protegido por senha. Depois de clicar em OK, você será solicitado a digitá-lo. 

A ferramenta de comparação se parece com duas planilhas do Excel próximas uma da outra na mesma janela. Dependendo se as informações foram adicionadas, removidas ou se houve uma alteração na fórmula (assim como em outros tipos de ações), as alterações são destacadas em cores diferentes. 

Como interpretar os resultados da comparação

É muito simples: diferentes tipos de diferenças são indicados por cores diferentes. A formatação pode se estender ao preenchimento da célula e ao próprio texto. Portanto, se os dados foram inseridos na célula, o preenchimento é verde. Se algo não estiver claro, o próprio serviço possui símbolos que mostram que tipo de alteração é destacada em qual cor.