Converter CSV para Excel como uma tabela

O conteúdo dos bancos de dados geralmente é extraído como um arquivo .csv. No entanto, é apenas um arquivo de texto, não muito legível. Para trabalhar com o conteúdo do banco de dados, é necessário apresentá-lo em um formato diferente – muitas vezes as planilhas do Excel são mais convenientes. Sobre quais métodos existem para fazer isso, qual é o melhor e quais erros existem ao transferir dados, serão discutidos neste artigo.

Como converter CSV para formato Excel

Existem várias maneiras pelas quais um documento CSV baixado de um banco de dados pode ser transferido para o Excel. Discutiremos três deles:

1. Abertura direta em Excel.
2. Abrindo pelo Windows Explorer.
3. Importar documento com alteração de formato.

Abrindo um documento CSV no Excel

O Excel pode abrir documentos .csv diretamente sem conversão. O formato não muda após a abertura desta forma, a extensão .csv é salva – embora a extensão possa ser alterada após a edição.

1. Inicie o Excel, clique em “Envie o", Então"Abra".
2. Na janela que aparece, selecione a opção “Arquivos de textoda lista expandida.

3. Encontre o documento que você precisa e clique duas vezes nele.

Os documentos .csv são abertos no Excel imediatamente, sem quaisquer manipulações adicionais. Mas os arquivos .txt exigirão conversão – uma janela aparecerá “Assistentes de importação de texto".

Há casos em que é melhor não abrir o documento diretamente, mas chamar Mestre. Esta abordagem é justificada nos seguintes casos:

• o caractere separador usado no documento não é padrão ou existem várias variedades deles;
• o documento contém datas em diferentes formatos;
• você está convertendo números que começam com zeros e deseja mantê-los assim;
• antes de transferir dados, você deseja ver como será o resultado final;
• você geralmente quer mais portabilidade.

Mestre será iniciado se você alterar a extensão do documento para .txt. Você também pode começar a importar um arquivo de forma diferente, o que será discutido mais adiante, depois de descrever o segundo método de abertura.

Se você fizer alterações no documento depois de abri-lo, o Excel solicitará que você o salve como .xls (ou .xlsx) porque, caso contrário, parte da formatação será perdida. Então sempre haverá a oportunidade de mudar o formato de volta, no entanto, outra parte do conteúdo pode ser perdida – os zeros podem desaparecer no início dos números, alguns dos registros podem mudar sua aparência.

Abrindo um documento CSV pelo Windows Explorer

Este caminho não é fundamentalmente diferente do anterior. Para abrir um documento, basta clicar duas vezes nele no Windows Explorer.

Antes de abrir, certifique-se de que ao lado do nome do documento haja um ícone para o programa Excel, e não outro – isso significa que o Excel está selecionado como o programa que deve abrir esses arquivos. Caso contrário, algum outro programa será aberto. Você pode alterá-lo para o Excel assim:

1. Chame o menu de contexto clicando com o botão direito do mouse em qualquer arquivo .csv e aplique Abrir com… > Selecionar programa.
2. selecionar Excel (computador) of Programas Recomendados, designe-o como um programa que deve ser sempre usado para esses arquivos (marque a caixa abaixo) e feche a janela pressionando OK.

Importar CSV para Excel

Também é possível transformar o documento aberto em uma pasta de trabalho do Excel. O formato será alterado para .xls para versões anteriores do Excel (2000, 2003) e .xlsx para todas as outras. Todo o conteúdo será exibido em uma folha.

1. Clique na célula da planilha onde a importação deve começar. Esta é geralmente a primeira célula da tabela, A1. A partir dele, serão preenchidas quantas linhas houver no arquivo aberto, e quantas colunas houver valores em cada coluna.
2. Na guia "Dados" num grupo "Obtendo Dados Externos” selecione “Do texto”.

3. Na janela que aparece, encontre o documento desejado e clique duas vezes nele (você também pode usar o botão importação na parte inferior da janela).

4. Em seguida, você precisa seguir as instruções passo a passo do arquivo aberto Assistentes de importação de texto.

A imagem abaixo mostra o documento original e o resultado esperado. Para que tudo fique exatamente assim após a importação, você precisa aplicar várias configurações, que serão discutidas posteriormente.

Passo 1. O assistente solicitará que você selecione um tipo de arquivo – como você pode imaginar, será “com separadores" (em inglês - delimitado), e a linha a partir da qual a transferência de conteúdo começará - provavelmente, você precisa começar com termos 1se você não quiser transferir apenas parte do conteúdo. A janela abaixo mostrará as primeiras linhas do documento selecionado.

Passo 2. Agora você precisa entender qual deles é usado separator (pode haver mais de um) no arquivo e especifique este caractere em mestres. Ele tem opções para selecionar delimitadores padrão, mas se um caractere atípico for usado no documento, você pode escolher Outros e digite o caractere desejado. No arquivo usado para a demonstração, os delimitadores são − Vírgula и Aba. Vírgulas separam células com características do produto, como número de série e número de cópias vendidas, e abas separam um produto do outro – as informações sobre cada um devem começar em uma nova linha.

Também é necessário definir e especificar delimitador de texto. Este é um caractere colocado antes e depois de cada pedaço de texto que deve estar localizado em uma célula. Graças ao delimitador, cada segmento é percebido como um valor separado, mesmo que dentro dele existam caracteres escolhidos para separar os valores. Em nosso documento, cada valor é enquadrado entre aspas – portanto, mesmo que contenha uma vírgula (por exemplo, “começando, depois continue”), todo o seu texto será colocado em uma célula, e não em duas consecutivas.

Passo 3. Aqui é suficiente olhar para a pré-visualização e, se não mostrar nenhuma falha inaceitável, clique Acabamento. Pode acontecer que alguns dos valores sejam separados não por um separador, mas por vários, como resultado, células sem valores aparecerão entre eles. Para evitar que isso aconteça, marque a caixa de seleção Trate delimitadores consecutivos como um.

5. Selecione o caminho de destino (pode ser uma nova planilha ou uma planilha existente) e clique em OKpara concluir o processo de importação.

Você também pode clicar Materiais — existem outras possibilidades. Por exemplo, você pode formatar o conteúdo, personalizar a marcação e como as informações são atualizadas.

Às vezes, o resultado da conversão está longe do esperado. Como esse resultado pode ser alterado será discutido na próxima seção do artigo.

Problemas durante a conversão e suas soluções

Durante todo o tempo em que o formato CSV existiu, ninguém se preocupou em documentá-lo oficialmente. Portanto, embora se suponha que vírgulas devam ser usadas para separar valores, na verdade, bancos de dados diferentes usam separadores diferentes – ponto e vírgula, tabulações e outros.

Os delimitadores de texto também podem variar – na maioria das vezes são aspas ou uma marca de ordem de byte. Pode não haver nenhum delimitador - então o caractere usado como separador é sempre percebido como tal (então geralmente não é uma vírgula - é usado com muita frequência no texto - mas um caractere diferente e menos comum).

Arquivos fora do padrão podem não abrir corretamente – para que sejam exibidos como deveriam, você deve alterar as configurações do computador ou do programa de abertura. Vamos ver que dificuldades existem e que soluções existem para elas.

O arquivo não abre corretamente

evidência. Todo o conteúdo do documento é colocado na primeira coluna.

Causar. O documento usa um caractere como delimitador que não é designado como tal nas configurações do computador ou está reservado para uma função diferente. Por exemplo, uma vírgula pode ser reservada para separar as partes decimais de um número e, portanto, não pode separar valores em um arquivo.

Soluções. Existem diferentes formas de resolver este problema:

1. Altere o caractere de separação no próprio documento. Abra-o no Bloco de Notas ou em um editor similar, e na linha inicial (vazia, todos os dados devem estar nas linhas abaixo), digite o seguinte texto:

• para alterar o separador para uma vírgula: setembro
• para mudar para um ponto e vírgula: set=;

Outro personagem escrito depois set = na linha inicial, também se tornará um delimitador.

2. O caractere separador utilizado no arquivo também pode ser especificado no próprio Excel. Nas versões 2016, 2013 ou 2010, para isso você precisa abrir a aba Data e escolha “Texto por colunas” num grupo "Trabalhando com dados”.

Isso abrirá a janela “Assistentes para distribuir texto em colunas”. Lá, dos formatos de dados propostos, você precisa escolher aqueles com separadores. Então você precisa pressionar Próximo e, após escolher um delimitador, Acabamento.

3. Para abrir automaticamente um documento com Assistente de Importação, e não apenas em uma planilha do Excel, a extensão pode ser alterada de .csv para .txt. NO mestres é possível especificar qualquer caractere como separador – como fazer isso, o artigo explicado anteriormente.
4. Usar VBA. Você pode usar, por exemplo, – é adequado para Excel 2000 ou 2003. O código pode ser alterado para que seja adequado para outras versões.

As soluções apresentadas acima são projetadas para documentos individuais, cujas configurações diferem das usuais. Essas sequências de ações precisarão ser aplicadas para cada arquivo que não abrir corretamente. Se a maioria dos documentos não abrir corretamente, talvez a melhor solução seja alterar as configurações do computador – isso é discutido na quinta solução.

5. Alterar separador e ponto decimal nas configurações do computador

В Painel de controle, chamado pelo botão Início, selecione “Opções extras” da lista "Normas Regionais”. Após clicar, aparecerá uma janelaConfiguração de formato” – nele você pode selecionar “Separador de lista" e o separador das partes inteiras e fracionárias do número. Se os arquivos exigirem uma vírgula como delimitador, primeiro defina o ponto como o ponto decimal. Pode ser o contrário – você precisa de um ponto e vírgula como caractere separador. Então, para frações, você pode deixar qualquer sinal, isso não causará conflito.

Quando todas as configurações estiverem concluídas, clique em OK em ambas as duas janelas abertas – elas serão fechadas e as alterações serão salvas. Tenha em mente que agora eles funcionam para todos os programas no computador.

Elimine os zeros à esquerda

Placa. Alguns dos valores no documento de origem são números que começam com zeros que não são separados por um sinal de fração (por exemplo, cifras e códigos com número fixo de dígitos, logins e senhas, leituras de medidores e instrumentos). No Excel, os zeros no início desses números desaparecem. Se você editar o arquivo e salvá-lo como uma pasta de trabalho do Excel, não será mais possível localizar nesta pasta de trabalho onde estavam esses números com zeros.

Causar. O Excel tem formatos separados para texto e números. Em arquivos de texto, não há essa separação e, portanto, o Excel atribui o formato Geral a todos os valores. Isso significa que o texto é exibido como texto e os números sem caracteres alfabéticos são exibidos como um número que não pode começar com zeros.

Solução. Altere a extensão para .txt para habilitar o Assistente de importação ao abrir o documento. Quando você chegar à Etapa 3, altere o formato das colunas com números que começam com zeros para texto.

Alguns dos valores parecem datas

Placa. As datas exibem valores que originalmente são texto simples ou números.

Causar. O formato geral envolve transformar valores em datas que se assemelham às do Excel. Se o documento CSV contiver um único valor como may12, então na planilha do Excel ele será exibido como uma data.

Solução. Semelhante ao caso anterior. Altere a extensão para .txt, em mestres altere o formato dos valores convertidos em datas para texto.

Se, pelo contrário, você deseja exibir o conteúdo de uma determinada coluna como datas, defina o formato para ela dados. Existem vários tipos de formato de data, então selecione o que você precisa na lista.

Como importar vários arquivos CSV para o Excel

O Excel pode abrir vários arquivos CSV de uma só vez.

1. Press Arquivo> Abrir e selecione a opção Arquivos de texto na lista suspensa abaixo.
2. Para selecionar vários arquivos lado a lado, primeiro selecione o primeiro e clique em Shift e clique no último. Além dos arquivos selecionados, todos os arquivos intermediários serão selecionados.
3. Clique Abra.

A desvantagem deste método é que cada arquivo selecionado será aberto separadamente no Excel. Mudar de um documento para outro pode aumentar os custos de tempo. No entanto, é possível copiar o conteúdo de todos eles em planilhas na mesma pasta de trabalho.

A explicação foi longa, porém, agora você poderá abrir qualquer arquivo CSV no Excel sem muita dificuldade. Se algo parecer incompreensível à primeira vista, basta seguir os passos indicados e tudo ficará claro.