2 maneiras de alterar o plano de fundo no Excel

Neste artigo, você aprenderá duas maneiras simples de alterar o plano de fundo das células com base em seu conteúdo nas versões mais recentes do Excel. Você também entenderá quais fórmulas usar para alterar a tonalidade das células ou células onde as fórmulas são escritas incorretamente ou onde não há nenhuma informação.

Todo mundo sabe que editar o plano de fundo de uma célula simples é um procedimento simples. Clique em “cor de fundo”. Mas e se você precisar de correção de cor com base em um determinado conteúdo de célula? Como posso fazer isso acontecer automaticamente? O que se segue é uma série de informações úteis que permitirão que você encontre o caminho certo para realizar todas essas tarefas.

Mudança de cor de fundo da célula dinâmica

Tarefa: você tem uma tabela ou conjunto de valores e precisa editar a cor de fundo das células com base no número inserido lá. Você também precisa garantir que o matiz responda aos valores em mudança.

Solução: Para esta tarefa, a função de “formatação condicional” do Excel é fornecida para colorir células com números maiores que X, menores que Y ou entre X e Y.

Digamos que você tenha um conjunto de produtos em diferentes estados com seus preços, e você precisa saber quais deles custam mais de R$ 3,7. Por isso, decidimos destacar os produtos que estão acima desse valor em vermelho. E as células que têm um valor semelhante ou superior, decidiu-se corar em um tom verde.

Observação: A captura de tela foi tirada na versão 2010 do programa. Mas isso não afeta em nada, pois a sequência de ações é a mesma, independente de qual versão – a mais recente ou não – a pessoa usa.

Então aqui está o que você precisa fazer (passo a passo):

1. Selecione as células nas quais o matiz deve ser editado. Por exemplo, o intervalo $B$2:$H$10 (os nomes das colunas e a primeira coluna, que lista os nomes dos estados, são excluídos da amostra).

2. Clique em "Casa" em grupo "Estilo". Haverá um item "Formatação condicional". Lá você também precisa selecionar "Nova regra". Na versão em inglês do Excel, a sequência de etapas é a seguinte: “Início”, “Grupo de estilos”, “Formatação condicional > Nova regra».

3. Na janela que se abre, marque a caixa “Formatar apenas as células que contêm” (“Formatar apenas células que contenham” na versão em inglês).

4. Na parte inferior desta janela sob a inscrição “Formatar apenas as células que atendem à seguinte condição” (Formatar apenas células com) você pode atribuir regras pelas quais a formatação será executada. Escolhemos o formato para o valor especificado nas células, que deve ser maior que 3.7, como você pode ver na captura de tela: 

5. Em seguida, clique no botão "Formato". Uma janela aparecerá com uma área de seleção de cor de fundo à esquerda. Mas antes disso, você precisa abrir a guia "Encher" ("Encher"). Neste caso, é vermelho. Após isso, clique no botão “OK”.

6. Então você retornará à janela “Nova Regra de Formatação”, mas já na parte inferior desta janela você pode visualizar como esta célula ficará. Se tudo estiver bem, você precisa clicar no botão "OK".

Como resultado, você obtém algo assim:

Em seguida, precisamos adicionar mais uma condição, ou seja, alterar o plano de fundo das células com valores menores que 3.45 para verde. Para realizar esta tarefa, você deve clicar em “Nova Regra de Formatação” e repita os passos acima, apenas a condição precisa ser definida como “menor ou equivalente” (na versão em inglês “less than or equal to” e depois escreva o valor. Ao final, você precisa clicar no botão “OK”.

Agora a tabela está formatada dessa maneira.

Ele exibe os preços de combustível mais altos e mais baixos em vários estados, e você pode determinar imediatamente onde a situação é mais otimista (no Texas, é claro).

Recomendação: Se necessário, você pode usar um método de formatação semelhante, editando não o plano de fundo, mas a fonte. Para fazer isso, na janela de formatação que apareceu no quinto estágio, você precisa selecionar a guia "Fonte" e siga as instruções fornecidas na janela. Tudo é intuitivamente claro, e até mesmo um iniciante pode descobrir.

Como resultado, você obterá uma tabela como esta:

Como manter a cor da célula a mesma, mesmo que o valor mude?

Tarefa: você precisa colorir o plano de fundo para que ele nunca mude, mesmo que o plano de fundo mude no futuro.

Solução: encontre todas as células com número específico usando a função excel "Encontrar tudo" “Localizar tudo” ou complemento “Selecione células especiais” (“Selecione Células Especiais”) e edite o formato da célula usando a função "Formatar celulas" ("Formatar celulas").

Esta é uma daquelas situações raras que não são abordadas no manual do Excel e, mesmo na Internet, a solução para esse problema pode ser encontrada muito raramente. O que não é surpreendente, já que essa tarefa não é padrão. Se você deseja editar o plano de fundo permanentemente para que ele nunca mude até que seja ajustado manualmente pelo usuário do programa, você deve seguir as instruções acima.

Selecione todas as células que contêm uma determinada condição

Existem vários métodos possíveis, dependendo do tipo de valor específico a ser encontrado.

Se você precisar designar células com um valor específico com um fundo especial, você precisa ir para a guia "Casa" e escolha “Localizar e selecionar” – “Localizar”.

Insira os valores necessários e clique em "Encontrar tudo".

Ajuda: Você pode clicar no botão "Opções" à direita para aproveitar algumas configurações adicionais: onde pesquisar, como visualizar, se deve respeitar letras maiúsculas e minúsculas e assim por diante. Você também pode escrever caracteres adicionais, como um asterisco (*), para localizar todas as linhas que contêm esses valores. Se você usar um ponto de interrogação, poderá encontrar qualquer caractere único.

Em nosso exemplo anterior, se quiséssemos encontrar todas as cotações de combustível entre US$ 3,7 e US$ 3,799, poderíamos refinar nossa consulta de pesquisa.

Agora selecione qualquer um dos valores que o programa encontrou na parte inferior da caixa de diálogo e clique em um deles. Depois disso, pressione a combinação de teclas “Ctrl-A” para selecionar todos os resultados. Em seguida, clique no botão “Fechar”. 

Veja como selecionar todas as células com valores específicos usando o recurso Find All. Em nosso exemplo, precisamos encontrar todos os preços de combustível acima de US$ 3,7 e, infelizmente, o Excel não permite que você faça isso usando a função Localizar e substituir.

O “barril de mel” vem à tona aqui porque existe outra ferramenta que ajudará em tarefas tão complexas. Chama-se Selecionar células especiais. Este complemento (que precisa ser instalado no Excel separadamente) ajudará:

• encontre todos os valores em um determinado intervalo, por exemplo, entre -1 e 45,
• obter o valor máximo ou mínimo em uma coluna,
• encontrar uma string ou intervalo,
• encontre células por cor de fundo e muito mais.

Após instalar o add-on, basta clicar no botão “Selecionar por valor” (“Selecionar por Valor”) e, em seguida, refinar a consulta de pesquisa na janela do complemento. Em nosso exemplo, estamos procurando números maiores que 3,7. Imprensa "Escolher" (“Selecionar”), e em um segundo você obterá um resultado como este:

Se você estiver interessado no complemento, você pode baixar uma versão de teste em link.

Alterando o plano de fundo das células selecionadas através da janela “Formatar células”

Agora, depois que todas as células com um determinado valor foram selecionadas usando um dos métodos descritos acima, resta especificar a cor de fundo para elas.

Para fazer isso, você precisa abrir uma janela “Formato de célula”pressionando a tecla Ctrl + 1 (você também pode clicar com o botão direito do mouse nas células selecionadas e clicar com o botão esquerdo no item “formatação da célula”) e ajustar a formatação necessária.

Escolheremos um tom laranja, mas você pode escolher qualquer outro.

Se você precisar editar a cor de fundo sem alterar outros parâmetros de aparência, basta clicar em “preenchimento de cor” e escolha a cor que mais combina com você.

O resultado é uma tabela assim:

Ao contrário da técnica anterior, aqui a cor da célula não mudará mesmo que o valor seja editado. Isso pode ser usado, por exemplo, para rastrear a dinâmica de mercadorias em um determinado grupo de preços. Seu valor mudou, mas a cor permaneceu a mesma.

Editando a cor de fundo para células especiais (em branco ou com erros ao escrever uma fórmula)

Semelhante ao exemplo anterior, o usuário tem a capacidade de editar a cor de fundo de células especiais de duas maneiras. Existem opções estáticas e dinâmicas.

Aplicando uma fórmula para editar um plano de fundo

Aqui a cor da célula será editada automaticamente com base em seu valor. Este método ajuda muito os usuários e está em demanda em 99% das situações.

Como exemplo, você pode usar a tabela anterior, mas agora algumas das células estarão vazias. Precisamos determinar quais não contêm nenhuma leitura e editar a cor de fundo.

1. Na guia "Casa" você precisa clicar em "Formatação condicional" ->  "Nova regra" (igual ao passo 2 da primeira seção “Alterar a cor de fundo dinamicamente”.

2. Em seguida, você precisa selecionar o item “Use uma fórmula para determinar…”.

3. Insira a fórmula =Está em branco() (ISBLANK na versão), se desejar editar o fundo de uma célula vazia, ou =Erro() (ISERROR na versão), se você precisar encontrar uma célula onde haja uma fórmula escrita incorretamente. Como neste caso precisamos editar células vazias, inserimos a fórmula =Está em branco()e, em seguida, coloque o cursor entre os parênteses e clique no botão ao lado do campo de entrada da fórmula. Após essas manipulações, um intervalo de células deve ser selecionado manualmente. Além disso, você mesmo pode especificar o intervalo, por exemplo, =Está em branco(B2:H12).

4. Clique no botão “Formatar” e selecione a cor de fundo apropriada e faça tudo conforme descrito no parágrafo 5 da seção “Mudança de cor de fundo da célula dinâmica” e clique em “OK”. Lá você também pode ver qual será a cor da célula. A janela ficará mais ou menos assim.

5. Se gostar do fundo da célula, deve clicar no botão “OK”, e as alterações serão feitas imediatamente na tabela.

Mudança estática da cor de fundo de células especiais

Nesta situação, uma vez atribuída, a cor de fundo continuará assim, não importa como a célula mude.

Se você precisar alterar permanentemente células especiais (vazias ou contendo erros), siga estas instruções:

1. Selecione seu documento ou várias células e pressione F5 para abrir a janela Ir para e, em seguida, pressione o botão "Realçar".
2. Na caixa de diálogo que se abre, selecione o botão “Espaços em branco” ou “Células vazias” (dependendo da versão do programa – ou inglês) para selecionar células vazias.
3. Se você precisar destacar células que possuem fórmulas com erros, você deve selecionar o item "Fórmulas" e deixe uma única caixa de seleção ao lado da palavra "Erros". Como segue na captura de tela acima, as células podem ser selecionadas de acordo com qualquer parâmetro e cada uma das configurações descritas está disponível, se necessário.
4. Por fim, você precisa alterar a cor de fundo das células selecionadas ou personalizá-las de qualquer outra forma. Para fazer isso, use o método descrito acima.

Apenas lembre-se de que as alterações de formatação feitas dessa maneira persistirão mesmo se você preencher as lacunas ou alterar o tipo de célula especial. Claro, é improvável que alguém queira usar esse método, mas na prática tudo pode acontecer.

Como tirar o máximo proveito do Excel?

Como usuários pesados ​​do Microsoft Excel, você deve saber que ele contém muitos recursos. Alguns deles nós conhecemos e amamos, enquanto outros permanecem misteriosos para o usuário médio, e um grande número de blogueiros está tentando lançar pelo menos um pouco de luz sobre eles. Mas existem tarefas comuns que cada um de nós terá que realizar, e o Excel não apresenta alguns recursos ou ferramentas para automatizar algumas ações complexas.

E a solução para este problema são os add-ons (addons). Alguns deles são distribuídos gratuitamente, outros – por dinheiro. Existem muitas ferramentas semelhantes que podem executar funções diferentes. Por exemplo, encontre duplicatas em dois arquivos sem fórmulas ou macros enigmáticas.

Se você combinar essas ferramentas com a funcionalidade principal do Excel, poderá obter resultados muito bons. Por exemplo, você pode descobrir quais preços de combustível foram alterados e, em seguida, encontrar duplicatas no arquivo do ano anterior.

Vemos que a formatação condicional é uma ferramenta útil que permite automatizar o trabalho em tabelas sem nenhuma habilidade específica. Agora você sabe como preencher células de várias maneiras, com base em seu conteúdo. Agora resta apenas colocá-lo em prática. Boa sorte!