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Os usuários do Excel são frequentemente forçados a apresentar os resultados de seu trabalho em apresentações. Para fazer isso, você precisa converter o arquivo para um formato mais conveniente, como PDF. Além disso, a transformação do documento permite proteger os dados de correções indesejadas quando transferidos para terceiros. Se a tabela contiver fórmulas envolvidas em cálculos, a conversão para o formato PDF permite proteger os dados contra alterações acidentais ou danos ao transferir o documento para outro computador. Vamos dar uma olhada em todos os métodos de conversão.
Converter arquivo do Excel para PDF
Em versões mais antigas do Excel, não há como salvar o arquivo em outro formato que não seja xls. Eu tive que procurar programas conversores especiais ou usar recursos da Internet que pudessem traduzir um formato de documento para outro. Como Excel-2010, a funcionalidade do programa foi complementada com um recurso tão necessário que permite converter imediatamente um arquivo sem sair do Excel.
- Antes de tudo, você precisa selecionar as células que deseja converter. Vá para o menu da guia "Arquivo". Antes de salvar, você precisa garantir que as bordas da tabela não ultrapassem a folha do documento PDF.
1 - Em seguida, passamos para o processo de salvamento. No menu “Arquivo” que se abre, ativando a categoria “Salvar como…”, do lado direito, vá até a opção “Procurar”.
2 - Depois disso, aparecerá uma janela na qual você deve decidir sobre a localização do arquivo e seu nome.
3 - Na parte inferior da janela encontramos a categoria “Tipo de Arquivo” e, clicando na linha com o botão esquerdo do mouse do computador, abrimos uma lista de opções a partir das quais você pode selecionar o formato do documento. No nosso caso, selecione o tipo de arquivo PDF.
4 - Sob a linha “Tipo de arquivo” haverá vários parâmetros adicionais necessários para a conversão. A otimização padrão é adequada para impressão e publicação na Internet, e o tamanho mínimo permite otimizar o documento para posicionamento nas páginas dos sites da Internet. Tendo escolhido a opção de otimização apropriada, você deve colocar uma marca ao lado dela. Para que o documento salvo dessa forma seja aberto após a conversão, vale marcar a caixa correspondente.
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Para um ajuste claro e detalhado do processo de conversão, os especialistas recomendam prestar atenção a parâmetros adicionais nos quais você pode fazer todos os pontos de esclarecimento para uma melhor visualização do conteúdo das tabelas.
- Na janela que aparece, você pode especificar quais páginas deseja converter. Selecione um intervalo de dados, como planilhas selecionadas, um intervalo específico ou uma pasta de trabalho inteira do Excel. Há também dados de arquivo não imprimíveis adicionais que podem ser inseridos em um novo documento – tags de estrutura do documento e suas propriedades. Como regra, os parâmetros já definidos na janela correspondem aos requisitos padrão, mas, se necessário, podem ser ajustados. Para ativar as alterações, clique em “OK”.
6 - Concluímos o processo de conversão pressionando o botão "Salvar".
7 - O processo de conversão pode levar algum tempo, dependendo do tamanho das tabelas. Um documento PDF aparecerá na pasta especificada. De acordo com as configurações, imediatamente após a conversão, o documento será aberto em um editor que possa lê-lo.
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Converter planilha do Excel para PDF usando aplicativos externos
Se o usuário estiver trabalhando com planilhas do Excel versões 1997-2003, depois para converter o arquivo para o formato PDF precisa usar ferramentas de terceiros. Um dos programas mais populares é o FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instalamos o aplicativo. Você pode baixar o arquivo de instalação no site oficial www.foxpdf.com.
- Ao iniciar o programa, aparecerá uma janela de trabalho, na qual você deve acessar o menu “Adicionar arquivo Excel” para selecionar o arquivo desejado.
9 - O programa permite converter vários arquivos de uma só vez, o que é uma vantagem indiscutível. Tendo decidido sobre os arquivos, clique em “Abrir”.
10 - Os arquivos selecionados serão exibidos na janela do programa. Cada arquivo deve ter uma marca de seleção ao lado dele. Se a caixa de seleção não estiver marcada, o arquivo permanecerá no mesmo formato.
11 - Após a conversão, os arquivos serão salvos na pasta selecionada por padrão. Para selecionar um endereço diferente, vá para o parâmetro Output Path na parte inferior da página. Ao clicar no botão com reticências, aparecerá um menu com o endereço da pasta atual. Se necessário, o local de armazenamento pode ser alterado.
12 - Quando todas as etapas preparatórias estiverem concluídas, prossiga para a conversão pressionando o botão PDF à direita da linha Caminho de saída.
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Aplicação de um serviço online para converter o formato Excel para PDF
Apesar da simplicidade do aplicativo FoxPDF Excel to PDF Converter, este software é pago. E se a necessidade de converter Excel para PDF aparecer muito raramente, você poderá usar os recursos on-line disponíveis na Internet.
Esses recursos permitem converter tabelas para PDF gratuitamente, mas podem ter um limite no número de transações por dia. Alguns serviços só podem ser acessados após o cadastro e o fornecimento de seu endereço de e-mail válido, para o qual será enviado o documento já convertido.
Além disso, para trabalhar com determinados sites, você precisa verificar se o arquivo atende aos requisitos. Considere o princípio de operação de um desses recursos da Internet no exemplo do SmallPDF:
- Acesse o site https://smallpdf.com/en. Selecione a categoria chamada “Excel para PDF”.
14 - Aqui você deve, usando o botão “Selecionar Arquivo”, especificar o documento desejado ou simplesmente arrastar e soltar o arquivo Excel no campo desejado. O recurso permite converter vários documentos de uma só vez.
15 - Em seguida vem a conversão automática. Após a sua conclusão, o arquivo finalizado deve ser salvo ativando o botão “Salvar Arquivo”.
16 - Aparecerá uma janela na qual você deve especificar o endereço da pasta para colocar os arquivos PDF.
Conclusão
Cada um desses métodos de conversão de planilhas do Excel em arquivos PDF tem lados positivos e negativos. Obviamente, salvar o documento diretamente no programa Excel permite que você atinja seu objetivo de maneira rápida e conveniente. Mas, como mencionado acima, esse recurso apareceu apenas na versão 2010.
Você pode usar recursos online para converter arquivos somente se tiver uma conexão com a Internet, e isso nem sempre está disponível. Aplicativos e programas especiais também são convenientes de usar. Ao mesmo tempo, não se esqueça de que esses serviços às vezes exigem uma compra. De qualquer forma, a escolha de como converter o arquivo xls para pdf permanece com o usuário.