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Depois de preencher uma tabela do Excel com determinados valores (na maioria das vezes ao adicionar uma matriz de informações), muitas vezes há espaços vazios. Eles não interferirão na consideração do arquivo de trabalho em si, no entanto, complicarão as funções de classificação, cálculo de dados, filtragem de certos números, fórmulas e funções. Para que o programa funcione sem dificuldade, é necessário aprender a preencher os vazios com valores de células vizinhas.
Como destacar células vazias em uma planilha
Antes de começar a considerar como preencher células vazias em uma planilha do Excel, você precisa aprender a selecioná-las. Isso só é fácil de fazer se a mesa for pequena. No entanto, se o documento incluir um grande número de células, os espaços vazios podem ser localizados em locais arbitrários. A seleção manual de células individuais levará muito tempo, enquanto alguns espaços vazios podem ser ignorados. Para economizar tempo, é recomendável automatizar esse processo por meio das ferramentas integradas do programa:
- Antes de tudo, você precisa marcar todas as células da planilha. Para fazer isso, você pode usar apenas o mouse ou adicionar as teclas SHIFT, CTRL para seleção.
- Depois disso, pressione a combinação de teclas no teclado CTRL + G (outra forma é F5).
- Uma pequena janela chamada Go To deve aparecer na tela.
- Clique no botão “Selecionar”.
Para marcar células na tabela, na barra de ferramentas principal, você precisa encontrar a função “Localizar e selecionar”. Depois disso, aparecerá um menu de contexto, do qual você precisa selecionar a seleção de determinados valores - fórmulas, células, constantes, notas, células livres. Selecione a função “Selecione um grupo de células. Em seguida, uma janela de configurações será aberta na qual você precisa marcar a caixa ao lado do parâmetro “Células vazias”. Para salvar as configurações, você precisa clicar no botão “OK”.
Como preencher células vazias manualmente
A forma mais fácil de preencher células vazias em uma planilha com valores das células superiores é através da função “Preencher células vazias”, que fica localizada no painel XLTools. Procedimento:
- Pressione o botão para ativar a função “Preencher células vazias”.
- Uma janela de configurações deve ser aberta. Depois disso, é necessário marcar o intervalo de células entre as quais é necessário preencher os espaços vazios.
- Decida o método de preenchimento – entre as opções disponíveis, você precisa escolher: esquerda, direita, cima, baixo.
- Marque a caixa ao lado de “Unmerge Cells”.
Resta pressionar o botão “OK” para que as células vazias sejam preenchidas com as informações necessárias.
Importante! Um dos recursos úteis desta função é o salvamento dos valores definidos. Graças a isso, será possível repetir a ação com o próximo intervalo de células sem reconfigurar a função.
Valores disponíveis para preenchimento de células vazias
Existem várias opções para preencher células vazias em uma planilha do Excel:
- Encha à esquerda. Após ativar esta função, as células vazias serão preenchidas com os dados das células à direita.
- Preencha à direita. Após clicar neste valor, as células vazias serão preenchidas com as informações das células da esquerda.
- Encher. As células na parte superior serão preenchidas com dados das células na parte inferior.
- Preenchendo. A opção mais popular para preencher células vazias. As informações das células acima são transferidas para as células da tabela abaixo.
A função “Preencher células vazias” copia exatamente os valores (numéricos, alfabéticos) que estão localizados nas células preenchidas. No entanto, existem alguns recursos aqui:
- Mesmo ao ocultar ou bloquear uma célula preenchida, as informações dela serão transferidas para uma célula livre após ativar esta função.
- Muitas vezes acontecem situações em que o valor para transferência é uma função, uma fórmula, um link para outras células da planilha. Neste caso, a célula vazia será preenchida com o valor selecionado sem alterá-lo.
Importante! Antes de ativar a função “Preencher células vazias”, você precisa acessar as configurações da planilha, ver se há proteção. Se estiver habilitado, as informações não serão transferidas.
Preenchendo células vazias com uma fórmula
Uma maneira mais fácil e rápida de preencher células em uma tabela de dados a partir de células vizinhas é através do uso de uma fórmula especial. Procedimento:
- Marque todas as células vazias da maneira descrita acima.
- Selecione uma linha para inserir fórmulas LMB ou pressione o botão F
- Insira o símbolo “=”.
- Depois disso, selecione a célula localizada acima. A fórmula deve indicar a célula da qual a informação será copiada para uma célula livre.
A última ação é pressionar a combinação de teclas “CTRL + Enter” para que a fórmula funcione para todas as células livres.
Importante! Não devemos esquecer que após a aplicação deste método, todas as células anteriormente livres serão preenchidas com fórmulas. Para preservar a ordem na tabela, é recomendável substituí-los por valores numéricos.
Preenchendo células vazias com uma macro
Caso você precise preencher regularmente células vazias em planilhas, é recomendável adicionar uma macro ao programa, usá-la posteriormente para automatizar o processo de seleção, preenchimento de células vazias. Preencha o código para a macro:
Subpreenchimento_Blanks()
Para cada célula na seleção
If IsEmpty(cell) Então cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
Próximo célula
Terminar Sub
Para adicionar uma macro, você precisa realizar várias ações:
- Pressione a combinação de teclas ALT+F
- Isso abrirá o editor VBA. Cole o código acima em uma janela gratuita.
Resta fechar a janela de configurações, exibir o ícone da macro no painel de acesso rápido.
Conclusão
Entre os métodos descritos acima, você precisa escolher aquele que melhor se adapta a uma determinada situação. O método manual de adicionar dados aos locais livres da planilha é adequado para familiarização geral, uso único. No futuro, é recomendável dominar a fórmula ou registrar uma macro (se o mesmo procedimento for realizado com muita frequência).