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No trabalho profissional com planilhas, não é incomum interagir com datas e horários. Você não será capaz de fazer sem ele. Portanto, o próprio Deus ordenou aprender a trabalhar com dados desse tipo. Isso economizará muito tempo e evitará muitos erros ao trabalhar com planilhas.
Infelizmente, muitos iniciantes não sabem como os dados são processados. Portanto, antes de considerar essa classe de operações, é necessário realizar um programa educacional mais detalhado.
Como uma data é representada no Excel
As informações de data são processadas como o número de dias desde 0 de janeiro de 1900. Sim, você não está enganado. Aliás, do zero. Mas isso é necessário para que haja um ponto de partida, para que 1º de janeiro já seja considerado o número 1, e assim sucessivamente. O valor máximo de data com suporte é 2958465, que por sua vez é 31 de dezembro de 9999.
Este método permite usar datas para cálculos e fórmulas. Assim, o Excel torna possível determinar o número de dias entre as datas. O esquema é simples: o segundo é subtraído de um número e, em seguida, o valor resultante é convertido em um formato de data.
Para maior clareza, aqui está uma tabela mostrando as datas com seus valores numéricos correspondentes.
Para determinar o número de dias que passaram da data A até a data B, você precisa subtrair o primeiro do último. No nosso caso, esta é a fórmula = B3-B2. Após digitá-lo, o resultado é o seguinte.
É importante observar que o valor está em dias porque escolhemos um formato diferente para a célula do que data. Se tivéssemos escolhido inicialmente o formato “Data”, o resultado teria sido este.
É importante prestar atenção a este ponto em seus cálculos.
Ou seja, para exibir o número de série correto que corresponda totalmente à data, você deve usar qualquer formato diferente da data. Por sua vez, para transformar o número em uma data, você deve definir o formato apropriado.
Como o tempo é representado no Excel
A forma como a hora é representada no Excel é ligeiramente diferente da data. O dia é tomado como base, e horas, minutos, segundos são suas partes fracionárias. Ou seja, 24 horas é 1, e qualquer valor menor é considerado como sua fração. Assim, 1 hora é 1/24 de um dia, 1 minuto é 1/1140 e 1 segundo é 1/86400. A menor unidade de tempo disponível no Excel é 1 milissegundo.
Semelhante às datas, essa forma de representação possibilita realizar cálculos com o tempo. É verdade que há uma coisa inconveniente aqui. Após os cálculos, obtemos uma parte do dia, não o número de dias.
A captura de tela mostra os valores no formato numérico e no formato “Hora”.
O método de cálculo do tempo é semelhante ao da data. É necessário subtrair a hora anterior da hora posterior. No nosso caso, esta é a fórmula = B3-B2.
Como a célula B4 primeiro tinha um formato Geral, ao final da introdução da fórmula, ela muda imediatamente para “Hora”.
O Excel, ao trabalhar com o tempo, realiza as operações aritméticas usuais com números, que são então traduzidos para o formato de tempo que nos é familiar.
Formato de data e hora
Até onde sabemos, datas e horas podem ser armazenadas em diferentes formatos. Portanto, você precisa saber digitá-los corretamente para que a formatação esteja correta.
Obviamente, você pode usar o número de série do dia ou parte do dia ao inserir a data e a hora, mas essa abordagem é muito inconveniente. Além disso, você terá que aplicar constantemente um determinado formato à célula, o que só aumenta o desconforto.
Portanto, o Excel permite especificar a hora e a data de diferentes maneiras. Se você aplicar um deles, o programa converterá imediatamente as informações no número apropriado e aplicará o formato correto à célula.
Consulte a tabela abaixo para obter uma lista de métodos de entrada de data e hora suportados pelo Excel. A coluna da esquerda lista os formatos possíveis e a coluna da direita mostra como eles serão exibidos no Excel após a conversão. É importante observar que, se o ano não for especificado, o atual, definido no sistema operacional, será atribuído automaticamente.
Na verdade, existem muito mais maneiras de exibir. Mas estes são suficientes. Além disso, a opção de gravação de data específica pode variar dependendo do país ou região, bem como das configurações do sistema operacional.
Formatação Personalizada
Ao trabalhar com células, o usuário pode determinar qual será o formato. Ele pode fazer com que apenas a hora, o mês, o dia e assim por diante sejam exibidos. Também é possível ajustar a ordem em que a data é formulada, bem como os separadores.
Para acessar a janela de edição, você precisa abrir a aba “Número”, onde você encontra a opção “Formatar Células”. Na caixa de diálogo que se abre, haverá uma categoria “Data” na qual você pode selecionar o formato de data correto.
Se você selecionar a categoria “Hora”, então, uma lista com opções para exibir a hora será exibida.
Para aplicar uma opção de formatação específica a uma célula, você deve selecionar o formato desejado e clicar em OK. Depois disso, o resultado será aplicado. Se não houver formatos suficientes que o Excel oferece, você poderá encontrar a categoria “Todos os formatos”. Há muitas opções por aí também.
Se nenhuma opção for adequada, é sempre possível criar a sua própria. É muito fácil fazer isso. Você só precisa selecionar os formatos predefinidos como amostra e seguir estas etapas:
- Selecione a célula cujo formato você deseja alterar.
- Abra a caixa de diálogo “Formatar células” e localize a guia “Número”.
- Em seguida, abre-se a categoria “Todos os formatos”, onde encontramos o campo de entrada “TIPO”. Lá você precisa especificar um código de formato de número. Após digitá-lo, clique em “OK”.
- Após essas etapas, a célula exibirá informações de data e hora em um formato personalizado.
Usando funções com datas e horas
Ao trabalhar com datas e horas, o usuário pode utilizar mais de 20 funções diferentes. E embora esse valor possa ser demais para alguém, todos podem ser usados para atingir determinados objetivos.
Para acessar todas as funções possíveis, você deve ir à categoria “Data e Hora” do grupo “Biblioteca de Funções”. Consideraremos apenas algumas das principais funções que permitem extrair vários parâmetros de datas e horas.
ANO()
Fornece a capacidade de obter o ano que corresponde a uma data específica. Como você já sabe, esse valor pode estar entre 1900 e 9999.
A célula 1 mostra a data no formato DDDD DD.MM.AAAA hh:mm:ss. Este é o formato que criamos anteriormente. Tomemos como exemplo uma fórmula que determina quantos anos se passaram entre duas datas.
Ao mesmo tempo, se você olhar mais de perto, verifica-se que a função não calculou o resultado completamente correto. A razão é que ele usa apenas datas em seus cálculos.
MÊS()
Com esta função, você pode destacar o número do mês correspondente a uma data específica. Retorna um resultado que varia de 1 a 12. Esse número, por sua vez, corresponde ao número do mês.
DIA()
Semelhante às funções anteriores, esta retorna o número do dia em uma determinada data. O resultado do cálculo pode variar de 1 a 31.
TEMPO()
Como o nome sugere, esta função retorna o número da hora, que varia de 0 a 23.
MINUTOS()
Uma função que retorna o número de minutos em uma célula específica. Os valores possíveis que são retornados são de 0 a 59.
SEGUNDOS()
Essa função retorna os mesmos valores da anterior, exceto que ela retorna segundos.
DIA()
Com esta função, você pode descobrir o número do dia da semana que é usado nesta data. Os valores possíveis são de 1 a 7, mas lembre-se de que a contagem regressiva começa no domingo, não na segunda, como costumamos fazer.
No entanto, usando o segundo argumento, essa função permite personalizar o formato. Por exemplo, se passar o valor 2 como segundo parâmetro, você pode definir o formato para que o número 1 signifique segunda-feira em vez de domingo. Isso é muito mais conveniente para o usuário doméstico.
Se escrevermos 2 no segundo argumento, no nosso caso a função retornará o valor 6, que corresponde a sábado.
HOJE()
Esta função é muito simples: não são necessários argumentos para que funcione. Ele retorna o número de série da data definida no computador. Se for aplicado a uma célula para a qual o formato Geral está definido, será automaticamente convertido para o formato “Data”.
TATÁ ()
Esta função também não requer nenhum argumento. Funciona da mesma forma que o anterior, apenas com a data e hora. É usado se for necessário inserir na célula a data e hora atuais que estão configuradas no computador. E assim como na função anterior, ao aplicar esta, a célula é automaticamente convertida para o formato de data e hora, desde que o formato “Geral” tenha sido definido anteriormente.
Tanto a função anterior quanto esta função são alteradas automaticamente cada vez que a planilha é recalculada, permitindo exibir a hora e a data mais atualizadas.
Por exemplo, essa fórmula pode determinar a hora atual.
=HOJE()-HOJE()
Nesse caso, a fórmula determinará a fração de um dia em formato decimal. É verdade que você terá que aplicar o formato de hora na célula em que a fórmula está escrita, se quiser exibir exatamente a hora e não o número.
A DATA()
Esta função tem três argumentos, cada um dos quais deve ser inserido. Após os cálculos, esta função retorna o número de série da data. A célula é automaticamente convertida para o formato “Data” se antes tivesse um formato “Geral”.
O argumento Dia ou Mês pode ser positivo ou negativo. No primeiro caso, a data aumenta e, no segundo, diminui.
Você também pode usar operações matemáticas nos argumentos da função DATE. Por exemplo, esta fórmula adiciona 1 ano 5 meses e 17 dias à data na célula A1.
E essa fórmula torna possível transformar uma string de texto em uma data de trabalho completa, que pode ser usada em outras funções.
TEMPO()
Assim como a função A DATA(), esta função tem três parâmetros obrigatórios – horas, minutos e segundos. Depois de usá-lo, um número decimal aparecerá na célula resultante, mas a própria célula será formatada no formato “Hora” se antes tivesse o formato “Geral”.
Pelo seu princípio de funcionamento, a função TEMPO() и A DATA() muitas coisas parecidas. Portanto, não faz sentido focar nele.
É importante observar que esta função não pode retornar uma hora maior que 23:59:59. Se o resultado for maior que isso, a função é zerada automaticamente.
funções A DATA() и TEMPO() podem ser aplicados em conjunto.
Nesta captura de tela, a célula D1, que usava essas duas funções, tem um formato de data e hora.
Funções de cálculo de data e hora
No total são 4 funções que permitem realizar operações matemáticas com data e hora.
DADOS()
Usando esta função, você pode descobrir o número ordinal de uma data que está atrás de um número conhecido de meses (ou à frente de um determinado). Esta função recebe dois argumentos: a data de início e o número de meses. O segundo argumento pode ser positivo ou negativo. A primeira opção deve ser especificada se você deseja calcular a data futura e a segunda – se a anterior.
EOMÊS()
Esta função permite determinar o número ordinal do último dia do mês anterior ou posterior a uma determinada data. Tem os mesmos argumentos que o anterior.
DIA DE TRABALHO()
O mesmo que função DADOS(), apenas o atraso ou adiantamento ocorre por um determinado número de dias úteis. A sintaxe é semelhante.
Todas essas três funções retornam um número. Para ver a data, você precisa converter a célula para o formato apropriado.
CLARO()
Esta função simples determina o número de dias úteis entre a data 1 e a data 2.