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O Excel é um dos melhores softwares de análise de dados. E quase todas as pessoas em um estágio ou outro da vida tiveram que lidar com números e dados de texto e processá-los em prazos apertados. Se você ainda precisar fazer isso, descreveremos técnicas que ajudarão a melhorar significativamente sua vida. E para torná-lo mais visual, mostraremos como implementá-los usando animações.
Análise de dados através de tabelas dinâmicas do Excel
As tabelas dinâmicas são uma das maneiras mais fáceis de automatizar o processamento de informações. Ele permite que você empilhe uma enorme variedade de dados que absolutamente não são estruturados. Se você usá-lo, pode esquecer quase para sempre o que são um filtro e uma classificação manual. E para criá-los, basta pressionar apenas alguns botões e inserir alguns parâmetros simples, dependendo da maneira de apresentar os resultados que você precisa especificamente em uma situação específica.
Há muitas maneiras de automatizar a análise de dados no Excel. Estas são ferramentas internas e complementos que podem ser baixados na Internet. Há também um add-on “Analysis Toolkit”, que foi desenvolvido pela Microsoft. Possui todos os recursos necessários para que você possa obter todos os resultados necessários em um arquivo Excel.
O pacote de análise de dados desenvolvido pela Microsoft só pode ser usado em uma única planilha em uma unidade de tempo. Se processar informações localizadas em vários, as informações resultantes serão exibidas exclusivamente em um. Em outros, os intervalos serão mostrados sem nenhum valor, nos quais existem apenas formatos. Para analisar informações em várias planilhas, você precisa usar essa ferramenta separadamente. Este é um módulo muito grande que suporta um grande número de recursos, em particular, permite realizar os seguintes tipos de processamento:
- Análise de dispersão.
- Análise de correlação.
- Covariância.
- Cálculo da média móvel. Um método muito popular em estatísticas e negociação.
- Obter números aleatórios.
- Execute as operações de seleção.
Este complemento não é ativado por padrão, mas está incluído no pacote padrão. Para usá-lo, você deve habilitá-lo. Para fazer isso, siga os seguintes passos:
- Vá para o menu "Arquivo" e encontre o botão "Opções". Depois disso, vá para “Complementos”. Se você instalou a versão 2007 do Excel, clique no botão “Opções do Excel”, localizado no menu do Office.
- Em seguida, um menu pop-up aparece, intitulado “Gerenciamento”. Lá encontramos o item “Excel Add-ins”, clique nele e depois – no botão “Go”. Se você estiver usando um computador Apple, basta abrir a guia "Ferramentas" no menu e encontrar o item "Suplementos para Excel" na lista suspensa.
- Na caixa de diálogo que apareceu depois disso, você precisa marcar a caixa ao lado do item “Pacote de análise” e confirmar suas ações clicando no botão “OK”.
Em algumas situações, pode acontecer que esse complemento não tenha sido encontrado. Nesse caso, não estará na lista de complementos. Para isso, clique no botão “Procurar”. Você também pode receber informações de que o pacote está completamente ausente deste computador. Neste caso, você precisa instalá-lo. Para isso, clique no botão “Sim”.
Antes de habilitar o pacote de análise, você deve primeiro ativar o VBA. Para fazer isso, você precisa baixá-lo da mesma maneira que o próprio complemento.
Como trabalhar com tabelas dinâmicas
A informação inicial pode ser qualquer coisa. Isso pode ser informações sobre vendas, entrega, remessas de produtos e assim por diante. Independentemente disso, a sequência de etapas será sempre a mesma:
- Abra o arquivo que contém a tabela.
- Selecione o intervalo de células que analisaremos usando a tabela dinâmica.
- Abra a guia "Inserir" e lá você precisa encontrar o grupo "Tabelas", onde há um botão "Tabela dinâmica". Se você usa um computador no sistema operacional Mac OS, precisa abrir a guia "Dados", e esse botão estará localizado na guia "Análise".
- Isso abrirá uma caixa de diálogo intitulada "Criar tabela dinâmica".
- Em seguida, defina a exibição de dados para corresponder ao intervalo selecionado.
Abrimos uma tabela, cuja informação não está estruturada de forma alguma. Para fazer isso, você pode usar as configurações dos campos da tabela dinâmica no lado direito da tela. Por exemplo, vamos enviar a “Quantidade de pedidos” no campo “Valores”, e informações sobre os vendedores e a data da venda – nas linhas da tabela. Com base nos dados contidos nesta tabela, os valores foram determinados automaticamente. Se necessário, você pode abrir informações para cada ano, trimestre ou mês. Isso permitirá que você obtenha as informações detalhadas que você precisa em um determinado momento.
O conjunto de parâmetros disponíveis será diferente de quantas colunas existem. Por exemplo, o número total de colunas é 5. E só precisamos colocá-las e selecioná-las da maneira correta e mostrar a soma. Nesse caso, realizamos as ações mostradas nesta animação.
Você pode especificar a tabela dinâmica especificando, por exemplo, um país. Para isso, incluímos o item “País”.
Você também pode visualizar informações sobre os vendedores. Para isso, substituímos a coluna “País” por “Vendedor”. O resultado será o seguinte.
Análise de dados com mapas 3D
Esse método de visualização georreferenciada permite buscar padrões vinculados a regiões, bem como analisar esse tipo de informação.
A vantagem deste método é que não há necessidade de registrar as coordenadas separadamente. Você só precisa escrever corretamente a localização geográfica na tabela.
Como trabalhar com mapas 3D no Excel
A sequência de ações que você precisa seguir para trabalhar com mapas 3D é a seguinte:
- Abra um arquivo que contenha o intervalo de dados de interesse. Por exemplo, uma tabela onde há uma coluna “País” ou “Cidade”.
- As informações que serão mostradas no mapa devem primeiro ser formatadas como uma tabela. Para fazer isso, você precisa encontrar o item correspondente na guia "Início".
- Selecione as células a serem analisadas.
- Depois disso, vá para a guia “Inserir”, e lá encontramos o botão “mapa 3D”.
Em seguida, nosso mapa é mostrado, onde as cidades da tabela são representadas como pontos. Mas não precisamos apenas da presença de informações sobre assentamentos no mapa. É muito mais importante para nós ver as informações que estão vinculadas a eles. Por exemplo, os valores que podem ser mostrados como a altura da coluna. Após realizarmos as ações indicadas nesta animação, ao passar o mouse sobre a coluna correspondente, os dados associados a ela serão exibidos.
Você também pode usar um gráfico de pizza, que é muito mais informativo em alguns casos. O tamanho do círculo depende do valor total.
Planilha de previsão no Excel
Muitas vezes, os processos de negócios dependem de recursos sazonais. E tais fatores devem ser levados em consideração na fase de planejamento. Existe uma ferramenta especial do Excel para isso, que você vai gostar com sua alta precisão. É significativamente mais funcional do que todos os métodos descritos acima, não importa quão excelentes possam ser. Da mesma forma, o escopo de sua utilização é muito amplo – estruturas comerciais, financeiras, de marketing e até governamentais.
Importante: para calcular a previsão, você precisa obter informações para o tempo anterior. A qualidade da previsão depende de quão longo prazo são os dados. Recomenda-se ter dados divididos em intervalos regulares (por exemplo, trimestral ou mensal).
Como trabalhar com a planilha de previsão
Para trabalhar com uma planilha de previsão, você deve fazer o seguinte:
- Abra o arquivo, que contém uma grande quantidade de informações sobre os indicadores que precisamos analisar. Por exemplo, durante o ano passado (embora quanto mais, melhor).
- Destaque duas linhas de informação.
- Vá para o menu “Dados” e clique no botão “Folha de previsão”.
- Depois disso, uma caixa de diálogo será aberta na qual você poderá selecionar o tipo de representação visual da previsão: um gráfico ou um histograma. Escolha aquele que se adequa à sua situação.
- Defina a data em que a previsão deve terminar.
No exemplo abaixo, fornecemos informações para três anos – 2011-2013. Nesse caso, recomenda-se indicar intervalos de tempo, e não números específicos. Ou seja, é melhor escrever março de 2013, e não um número específico como 7 de março de 2013. Para obter uma previsão para 2014 com base nesses dados, é necessário obter dados dispostos em linhas com a data e os indicadores que estavam naquele momento. Destaque essas linhas.
Em seguida, vá para a guia “Dados” e procure o grupo “Previsão”. Depois disso, vá para o menu “Folha de previsão”. Depois disso, aparecerá uma janela na qual selecionamos novamente o método de apresentação da previsão e, em seguida, definimos a data em que a previsão deve ser concluída. Depois disso, clique em “Criar”, após o qual temos três opções de previsão (mostradas por uma linha laranja).
Análise rápida no Excel
O método anterior é muito bom porque permite fazer previsões reais com base em indicadores estatísticos. Mas esse método permite que você realmente conduza uma inteligência de negócios completa. É muito legal que esse recurso seja criado da forma mais ergonômica possível, pois para alcançar o resultado desejado, você precisa realizar literalmente algumas ações. Sem cálculos manuais, sem escrever nenhuma fórmula. Basta selecionar o intervalo a ser analisado e definir o objetivo final.
É possível criar uma variedade de gráficos e micrografias diretamente na célula.
Como trabalhar
Então, para funcionar, precisamos abrir um arquivo que contenha o conjunto de dados que precisa ser analisado e selecionar o intervalo apropriado. Depois de selecioná-lo, teremos automaticamente um botão que permite elaborar um resumo ou realizar um conjunto de outras ações. Chama-se análise rápida. Também podemos definir os valores que serão inseridos automaticamente na parte inferior. Você pode ver mais claramente como funciona nesta animação.
O recurso de análise rápida também permite formatar os dados resultantes de diferentes maneiras. E você pode determinar quais valores estão mais ou menos diretamente nas células do histograma que aparece depois que configuramos essa ferramenta.
Além disso, o usuário pode colocar uma variedade de marcadores que indicam valores maiores e menores em relação aos da amostra. Assim, os maiores valores serão mostrados em verde, e os menores em vermelho.
Eu realmente quero acreditar que essas técnicas permitirão que você aumente significativamente a eficiência do seu trabalho com planilhas e consiga tudo o que deseja o mais rápido possível. Como você pode ver, este programa de planilha oferece possibilidades muito amplas, mesmo na funcionalidade padrão. E o que podemos dizer sobre os complementos, que são muito numerosos na Internet. É importante observar que todos os complementos devem ser cuidadosamente verificados quanto a vírus, pois os módulos escritos por outras pessoas podem conter código malicioso. Se os complementos forem desenvolvidos pela Microsoft, eles poderão ser usados com segurança.
O Analysis Pack da Microsoft é um add-on muito funcional que torna o usuário um verdadeiro profissional. Ele permite que você execute quase qualquer processamento de dados quantitativos, mas é bastante complicado para um usuário iniciante. O site de ajuda oficial da Microsoft tem instruções detalhadas sobre como usar diferentes tipos de análise com este pacote.