Função de subtotal no Excel. Fórmula, requisitos da tabela

Os resultados intermediários que precisam ser obtidos ao compilar relatórios podem ser facilmente calculados no Excel. Existe uma opção bastante conveniente para isso, que consideraremos em detalhes neste artigo.

Requisitos que se aplicam às tabelas para obter resultados intermediários

Função subtotal em O Excel é adequado apenas para determinados tipos de tabelas. Mais adiante nesta seção, você aprenderá quais condições devem ser atendidas para usar esta opção.

1. A placa não deve conter células vazias, cada uma delas deve conter alguma informação.
2. O cabeçalho deve ser uma linha. Além disso, sua localização deve estar correta: sem saltos e células sobrepostas.
3. O design do cabeçalho deve ser feito estritamente na linha superior, caso contrário a função não funcionará.
4. A própria tabela deve ser representada pelo número usual de células, sem ramificações adicionais. Acontece que o design da mesa deve consistir estritamente em um retângulo.

Se você se desviar de pelo menos um requisito declarado ao tentar usar a função “Resultados intermediários”, erros aparecerão na célula selecionada para os cálculos.

Como a função subtotal é usada

Para encontrar os valores necessários, você precisa usar a função correspondente, localizada na parte superior da planilha do Microsoft Excel no painel superior.

1. Abrimos a tabela que atende aos requisitos especificados acima. Em seguida, clique na célula da tabela, a partir da qual encontraremos o resultado intermediário. Em seguida, vá para a aba “Dados”, na seção “Estrutura”, clique em “Subtotal”.

2. Na janela que se abre, precisamos selecionar um parâmetro, que dará um resultado intermediário. Para isso, no campo “A cada alteração”, você deve especificar o preço por unidade de mercadoria. Assim, o valor é colocado como “Preço”. Em seguida, pressione o botão “OK”. Observe que no campo “Operação”, você deve definir o “Valor” para calcular corretamente os valores intermediários.

3. Após clicar no botão “OK” na tabela para cada valor, um subtotal será exibido, mostrado na captura de tela abaixo.

Em uma nota! Se você já recebeu os totais necessários mais de uma vez, marque a caixa “Substituir totais atuais”. Neste caso, os dados não serão repetidos.

Se você tentar recolher todas as linhas com a ferramenta à esquerda da placa, verá que todos os resultados intermediários permanecem. Foram eles que você encontrou usando as instruções acima.

Subtotais como uma fórmula

Para não procurar a ferramenta de função necessária nas abas do painel de controle, você deve usar a opção “Inserir função”. Vamos considerar esse método com mais detalhes.

1. Abre uma tabela na qual você precisa encontrar valores intermediários. Selecione a célula onde serão exibidos os valores intermediários.

2. Em seguida, clique no botão “Inserir função”. Na janela que se abre, selecione a ferramenta necessária. Para fazer isso, no campo “Categoria”, procuramos a seção “Lista alfabética completa”. Em seguida, na janela “Selecione uma função”, clique em “SUB.TOTALS”, clique no botão “OK”.

3. Na próxima janela “Argumentos da função” selecione “Número da função”. Anotamos o número 9, que corresponde à opção de processamento de informações de que precisamos – o cálculo do valor.

4. No próximo campo de dados “Referência”, selecione o número de células nas quais deseja encontrar os subtotais. Para não inserir dados manualmente, você pode simplesmente selecionar o intervalo de células necessárias com o cursor e clicar no botão OK na janela.

Como resultado, na célula selecionada, obtemos um resultado intermediário, que é igual à soma das células que selecionamos com os dados numéricos escritos. Você pode usar a função sem usar o “Assistente de Função”, para isso você deve inserir manualmente a fórmula: =SUBTOTALS(número de processamento de dados, coordenadas da célula).

Preste atenção! Ao tentar encontrar valores intermediários, cada usuário deve escolher sua própria opção, que será exibida como resultado. Pode ser não apenas a soma, mas também os valores médios, mínimos e máximos.

Aplicando uma função e processando células manualmente

Este método envolve a aplicação da função de uma maneira ligeiramente diferente. Seu uso é apresentado no algoritmo abaixo:

1. Inicie o Excel e verifique se a tabela é exibida corretamente na planilha. Em seguida, selecione a célula na qual deseja obter o valor intermediário de um valor específico na tabela. Em seguida, clique no botão sob o painel de controle “Inserir função”.

2. Na janela que aparece, selecione a categoria “10 funções usadas recentemente” e procure por “totais intermediários” entre elas. Se não houver tal função, portanto, é necessário prescrever outra categoria – “Lista alfabética completa”.

3. Após o aparecimento de uma janela pop-up adicional onde você precisa escrever “Argumentos de função”, inserimos todos os dados que foram usados ​​no método anterior. Nesse caso, o resultado da operação “Subtotais” será realizado da mesma forma.

Em alguns casos, para ocultar todos os dados, exceto valores intermediários em relação a um tipo de valor em uma célula, é permitido o uso da ferramenta de ocultação de dados. No entanto, você precisa ter certeza de que o código da fórmula está escrito corretamente.

Para resumir

Cálculos de subtotais usando algoritmos de planilha do Excel só podem ser executados usando uma função específica, mas podem ser acessados ​​de várias maneiras. As principais condições são realizar todas as etapas para evitar erros e verificar se a tabela selecionada atende aos requisitos necessários.